Оформлення трудового договору і закриття попереднього періоду діяльності

Частково так, ви вже обрали допустиму модель «управління власником», але щоб безпечно перейти до трудових відносин і мінімізувати ризики, потрібно спочатку правильно оформити корпоративне управління КБВ, а потім окремим рішенням і наказом запустити трудовий договір з визначеної дати, не донараховуючи зарплату за попередній період за умови, що формально директором він ще не був.

Обґрунтування

1. Чи можна управляти ТОВ без директора і без трудового договору
Управління товариством може здійснювати або його органи, або безпосередньо єдиний учасник – фізична особа за умови прийняття відповідного рішення та внесення відомостей до ЄДР, що випливає зі змісту ст. 97 ЦКУ.
Якщо у статуті прямо передбачено, що власник може управляти підприємством без укладення трудового договору і його не призначали директором наказом, відносини з лютого 2026 року є корпоративними, а не трудовими, і обов’язку нараховувати зарплату за цей період немає.

2. Як «закрити» період з лютого 2026 року до дати укладення трудового договору
Щоб мінімізувати ризики, період фактичного управління КБВ варто підтвердити корпоративними документами. Доцільно мати:

• положення в статуті про право єдиного учасника (або одного з учасників) здійснювати управління без укладення трудового договору і без оплати;
• рішення єдиного учасника (або протокол загальних зборів) про те, що з дати реєстрації ТОВ саме він здійснює управління товариством без укладення трудового договору і без винагороди, з правом діяти від імені товариства без довіреності;
• внесені до ЄДР відомості про те, що управління здійснює єдиний учасник напряму згідно зі ст. 97 ЦКУ.
  За такої моделі Держпраці не матиме підстав кваліфікувати ці відносини як «приховані трудові» з ненарахуванням заробітної плати, оскільки трудовий договір формально ще не виник, а обов’язок допуску до роботи після видання наказу та повідомлення податкової, встановлений ст. 24 КЗпП, ще не спрацьовував.

3. Як правильно оформити перехід до трудових відносин і почати нараховувати зарплату
Щоб розпочати трудові відносини з КБВ як директором і законно нараховувати йому зарплату, послідовність дій така:

1. Прийняти рішення учасника (протокол/рішення єдиного учасника) про призначення цієї особи директором з конкретної дати.
2. Видати наказ про прийняття на роботу директора з цієї дати, в якому:
   • зазначити, що прийнято на посаду директора;
   • визначити умови оплати праці (посадовий оклад, можливі надбавки тощо);
   • вказати підставу – протокол/рішення учасника з номером і датою.
3. Подати повідомлення про прийняття працівника до ДПС до фактичного допуску до роботи згідно з постановою КМУ № 413, адже тепер це вже найманий працівник, а не «власник, що управляє».
4. З визначеної дати почати вести табель обліку робочого часу, нараховувати зарплату та сплачувати ПДФО, військовий збір і ЄСВ.
   У цьому випадку трудові відносини і обов’язок нараховувати зарплату виникають саме з дати наказу, тому донараховувати оплату за попередній «корпоративний» період не потрібно.

4. Особливості і ризики для ДПС та Держпраці
Основні ризики з боку Держпраці виникають тоді, коли особу фактично оформлено директором (є наказ, записи в кадрових документах) або коли вона виконує типові трудові функції без оплати, що може трактуватись як допуск до роботи без оформленого трудового договору, за що передбачено значні штрафи за ст. 265 КЗпП.
З боку ДПС ризики пов’язані переважно з ненарахуванням зарплати за період, коли особа вже була директором за наказом, але їй нічого не платили, або з невідображенням таких сум у звітності, що може тягнути донарахування ПДФО, військового збору та ЄСВ разом із штрафами за ПКУ і Законом про ЄСВ. Якщо ж до моменту видання наказу відносини були лише корпоративними, а не трудовими, донараховувати податки за цей період підстав немає.

Рекомендація:
Перед виданням наказу як директора перевірте і, за потреби, змініть статут та оформіть рішення учасника таким чином, щоб період з лютого 2026 року до дати трудового договору був чітко оформлений як безоплатне корпоративне управління, а зарплату і звітність починайте з дати фактичного призначення його найманим директором.

Таке поетапне оформлення дозволить запустити трудові відносини зараз і одночасно знизити претензії контролюючих органів щодо попереднього періоду.