Оформлення наказу про покладення обов’язків під час відпустки бухгалтера

Ні, покласти обов’язки без доплати за загальним правилом не можна, крім випадку, коли заміна прямо віднесена до посадових обов’язків головного бухгалтера, а самі обов’язки оформлюєте окремим наказом про тимчасове виконання обов’язків відповідального за військовий облік на період відпустки основного працівника.

Обґрунтування

1. Кого і як можна тимчасово призначити замість відповідального за ВО Обов’язки з ведення військового обліку можуть бути покладені на будь‑якого працівника, який перебуває у трудових відносинах з роботодавцем, зокрема й не кадровика (наприклад, бухгалтера, фахівця із закупівель, секретаря). Це випливає з вимоги, що облік ведуть працівники служби персоналу або, за їх відсутності, особи, які ведуть облік працівників, а також загальної можливості покладення функцій ВО на іншого працівника за згодою, передбаченою Порядком №1487. Тимчасову заміну оформлюють окремим наказом керівника про виконання обов’язків відповідального за ВО на період відпустки основної особи, а повідомляти ТЦК про таку короткострокову заміну не потрібно, оскільки обов’язок повідомлення стосується лише призначення / увільнення / звільнення постійно відповідальної особи за п. 13 Порядку №1487.

2. Структура і зміст наказу про тимчасове покладення обов’язків Наказ доцільно оформити як кадровий, з чітким визначенням періоду, обсягу обов’язків і доплати. Рекомендований зміст:

• у преамбулі: посилання на відпустку основного відповідального (ПІБ, посада, період відпустки, реквізити наказу про відпустку);
• у розпорядчій частині:
  • пункт про покладення на головного бухгалтера тимчасового виконання обов’язків відповідального за ведення військового обліку на конкретний період;
  • пункт про встановлення доплати із зазначенням розміру (відсоток чи фіксована сума) і бази нарахування (посадовий оклад головного бухгалтера);
  • посилання на згоду працівника (заява або письмова згода) як підставу;
  • за потреби — пункт про ознайомлення працівника з наказом під підпис. Окремим наказом про відпустку відповідального за ВО і наказом про покладення обов’язків забезпечують різні строки зберігання документів, що відповідає вимогам кадрового діловодства.

3. Чи обов’язкова доплата за тимчасове виконання обов’язків Для випадку, коли головний бухгалтер поряд зі своєю основною роботою виконує обов’язки тимчасово відсутнього працівника‑відповідального за ВО, діють правила ст. 105 КЗпП: працівникам, які без звільнення від основної роботи виконують обов’язки тимчасово відсутнього працівника, провадиться доплата за виконання таких обов’язків, а порядок та розмір доплати визначається локальними актами роботодавця, що прямо випливає зі ст. 105 Кодексу законів про працю України. Тобто, якщо у посадовій інструкції головного бухгалтера не передбачено, що він заміщує відповідального за ВО на час його відсутності, відмова від доплати буде порушенням ст. 105 КЗпП. Якщо ж посадовою інструкцією прямо передбачено виконання обов’язків іншого працівника на час його відсутності, такі обов’язки стають частиною трудової функції, виконуються без окремого наказу і без доплати, що узгоджується з підходом, сформованим на підставі тієї ж ст. 105 КЗпП.

4. Співвідношення доплати за ВО і загальних доплат за заміщення Доплата за ведення військового обліку, передбачена п. 10 Порядку №1487, встановлюється особі служби персоналу, на яку постійно покладено обов’язки з ВО, у розмірі до 50% посадового окладу, а для держслужбовців — у межах економії фонду оплати праці. При тимчасовому виконанні обов’язків за відсутнього відповідального застосовується режим виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника за ст. 105 КЗпП, і доплата встановлюється виходячи з умов, визначених колдоговором чи Положенням про оплату праці, з базою розрахунку від окладу того працівника, який фактично виконує обов’язки, а не від окладу відсутнього.

Рекомендація: перевірте посадову інструкцію головного бухгалтера; якщо заміщення відповідального за ВО там не передбачене, отримайте письмову згоду, видайте окремий наказ про тимчасове покладення обов’язків із зазначенням періоду та доплати, розмір і базу якої визначте за ст. 105 КЗпП та локальними актами з оплати праці.

Коректне документальне оформлення і встановлення доплати мінімізує ризики претензій з боку ТЦК і контролюючих органів.