Розбіжності в найменуванні посади: як виправити помилки

Насамперед потрібно знайти і проаналізувати первинний наказ про прийняття на роботу, саме його формулювання є вихідною «правильною» назвою посади; далі помилку в кадрових наказах виправити через новий наказ про внесення змін, у трудовій книжці — окремим виправним записом, а уточнюючу звітність з ЄСВ/ПДФО за минулі роки подавати не потрібно, якщо змінюється лише назва посади без сум і кодів категорій.

Обґрунтування

1. Що вважати правильною назвою посади.

   1. Орієнтиром є наказ про прийняття на роботу, адже саме він оформлює виникнення трудових відносин згідно з КЗпП.
   2. Назва посади в трудовій книжці та у штатному розписі має відповідати формулюванню в наказі про прийняття, якщо надалі не було наказів про переведення/зміну посади. Тому спершу знаходите:
      • наказ про прийняття;
      • всі накази про переведення/зміну посади.
   3. Якщо всі подальші накази про рух по роботі підтверджують одну назву (наприклад, «консультант з економічних питань»), а в трудовій книжці інша, — помилка саме в записі трудової книжки. Якщо ж у наказі при прийнятті — «консультант з ефективності підприємства», а у штатному та поточних документах — інша назва без оформленого переведення, — потрібно або:
      • визнати технічну помилку в первинному наказі і виправити її, якщо фактично працівник увесь час обіймав посаду з іншою назвою;
      • або оформити переведення з поточною датою, якщо вирішите надалі застосовувати «нову» назву посади.

2. Як виправити помилку у кадрових наказах.

   1. Накази є розпорядчими документами, і змінювати їх можна лише новим наказом, а не підчистками чи закресленнями, що випливає з Правил № 1000/5.
   2. Відповідно до п. 6 гл. 1 розд. ІІ Правил № 1000/5 розпорядчий документ може бути змінено або скасовано лише новим розпорядчим документом. А за п. 92–93 Типової інструкції № 55 зміни до наказу оформлюють окремим наказом «Про внесення змін до наказу…».
   3. Алгоритм:
      1. Скласти службову записку/акт про виявлення розбіжності з посиланням на документи.
      2. Видати наказ: «Про внесення змін до наказу від __ № __», у якому пунктом зазначити, наприклад: «У пункті 1 наказу слова “консультант з ефективності підприємства” читати як “консультант з економічних питань”» або навпаки — залежно від того, яку назву визнаєте правильною.
      3. Якщо помилка тягнеться через низку наступних наказів (про переведення, надбавки тощо), у тому ж наказі або окремими наказами вказати: «У всіх наказах підприємства, в яких фігурує посада “…”, щодо працівника ПРІЗВИЩЕ І.Б., вважати правильним формулювання “…”.»
      4. Ознайомити працівника під підпис.

3. Як внести виправлення до паперової трудової книжки.

   1. Виправлення трудової книжки здійснює лише роботодавець, який зробив запис, або його правонаступник, що прямо випливає з п. 2.6 Інструкції № 58.
   2. Закреслювати записи у розділі «Відомості про роботу» не можна, виправлення здійснюють новим записом, де попередній визнають недійсним (п. 2.9, 2.10 Інструкції № 58).
   3. Алгоритм виправлення назви посади при прийнятті (аналогічно описаному у фрагменті щодо «Запис за №__ недійсний»):
      1. У графі 1 — наступний за порядком номер запису.
      2. У графі 2 — поточна дата внесення виправлення.
      3. У графі 3 — формулювання: «Запис за № __ недійсний. Прийнятий на посаду консультант з економічних питань» (або інша правильна назва, узгоджена з наказом).
      4. У графі 4 — дата і номер наказу про внесення змін (а не старого наказу).
   4. Якщо помилковою є не тільки перший запис, а й наступні записи про переведення/зміни посади, їх теж виправляють за п. 2.10 Інструкції № 58: черговим номером, із формулюванням «Запис за №__ недійсний…» і посиланням на відповідний наказ.

4. Чи потрібні уточнення до ЄСВ/ПДФО і що робити із звітністю.

   1. Нарахування ЄСВ та ПДФО залежать від суми доходу, категорії застрахованої особи тощо, а не від тексту назви посади як такої. У наданих нормах щодо ЄСВ (Порядок № 4, постанова Мінфіну) немає вимоги коригувати звітність за минулі періоди лише через виправлення в назві посади за незмінних сум і коду застрахованої особи.
   2. Виправлення технічної помилки в назві посади, що не впливає:
      • на розмір окладу та фактично нараховані суми;
      • на код застрахованої особи в додатку Д1;
      • на ознаку доходу у формі 4ДФ,
      не створює підстав для подання уточнюючих розрахунків з ЄСВ/ПДФО за попередні роки.
   3. Внутрішньо, для подальших періодів, достатньо привести у відповідність:
      • штатний розпис;
      • особову картку;
      • кадрові накази та записи в трудовій книжці.

5. Зверніть увагу: різниця між технічною помилкою та реальною зміною посади.

   1. Якщо з’ясується, що різні назви посад фактично відповідають різному змісту роботи або різним умовам оплати (різний оклад, категорія, доплати), це вже не технічна помилка, а неоформлене переведення. У такому випадку можуть виникнути ризики спорів щодо правильності оформлення переведення, і варто додатково оцінити можливі наслідки з огляду на КЗпП.
   2. Якщо ж обсяг обов’язків та оплата фактично відповідали одній і тій самій посаді, а різниця лише в формулюванні назви, її можна виправити як технічну неточність, не змінюючи дат.

У вашій ситуації оптимально: встановити, яка назва узгоджується з первинними наказами та фактичною роботою, видати наказ(и) про внесення змін до старих наказів, внести виправний запис до трудової книжки за Інструкцією № 58 і надалі застосовувати єдину правильну назву без подання уточнюючих звітів з ЄСВ/ПДФО за минулі роки.