Оформлення змін окладів та обов'язків при однакових посадах

Потрібно оформити це як зміну істотних умов праці: змінити штатний розпис, посадові інструкції та письмово повідомити кожного працівника про зміну окладу й обов’язків, ознайомивши під підпис до дати запровадження нових умов. За наявності письмових трудових договорів — додаткові угоди.

Обґрунтування

Зміна окладу і розширення/зміна функціональних обов’язків є зміною істотних умов праці. До істотних умов відносять, зокрема, систему та розміри оплати праці, режим роботи, зміну посадових обов’язків та інші умови, визначені у ч. 3 ст. 32 КЗпП.

У воєнний час діє спеціальний строк повідомлення. Згідно з ч. 2 ст. 3 Закону №2136-IX, під час воєнного стану працівника слід повідомити про зміну істотних умов праці не пізніше, ніж до запровадження таких умов (не обов’язково за 2 місяці, але не «заднім числом»).

Зміни до посадових інструкцій вносять лише наказом керівника і за згодою працівника. Загальні положення ДКХП передбачають, що зміни та доповнення до посадових інструкцій оформлюються наказом, можуть робитися додатком або у новій редакції, і працівника обов’язково ознайомлюють під підпис.

Отже, необхідний пакет документів: зміни до штатного розпису (оклади за посадою «інженер»), повідомлення про зміну істотних умов праці, оновлені посадові інструкції/додатки до них, за потреби — додаткові угоди до письмових трудових договорів і кадрові накази про встановлення нових окладів. Це забезпечить відповідність змінам у документах, підтвердить згоду працівників і мінімізує ризики спорів.

Алгоритм дій

1. Підготовка рішення керівника
   1.1. Узгодьте нові оклади для трьох інженерів і новий обсяг/перелік функцій для кожного.
   1.2. За потреби підготуйте службову записку керівнику відділу кадрів / начальника підрозділу як обґрунтування.

2. Внесення змін до штатного розпису
   2.1. Підготуйте наказ про внесення змін до штатного розпису (або затвердження нової редакції), де для посади «інженер» будуть встановлені нові посадові оклади по відповідних штатних одиницях.
   2.2. Вкажіть дату введення змін у дію (наприклад, з 01.11.2026), щоб встигнути оформити повідомлення і ознайомлення.

3. Оновлення посадових інструкцій
   3.1. Визначте, достатньо додатка зі змінами чи потрібні інструкції в новій редакції (якщо обов’язки змінюються суттєво — краще нова редакція).
   3.2. Підготуйте наказ про внесення змін до посадових інструкцій або про затвердження нових редакцій.
   3.3. Оформіть текст змін: або додаток «Зміни до посадової інструкції інженера…», або нові інструкції з грифом «ЗАТВЕРДЖУЮ».

4. Повідомлення про зміну істотних умов праці
   4.1. Підготуйте для кожного інженера персональне письмове повідомлення про зміну істотних умов праці (зазначте: зміну окладу, зміну/розширення обов’язків, дату набрання чинності).
   4.2. Вручіть повідомлення до дати змін (бажано не пізніше ніж за 1 день) і отримайте підпис працівника про ознайомлення; при відмові — складіть акт.

5. Додаткові угоди / кадрові накази
   5.1. Якщо з інженерами укладені письмові трудові договори, підготуйте додаткові угоди з новими умовами оплати праці та, за потреби, посиланням на нову редакцію посадової інструкції.
   5.2. Видати індивідуальні накази про встановлення нових окладів (за зразком «Наказ про підвищення окладу») з посиланням на оновлений штатний розпис.

6. Ознайомлення та фіксація
   6.1. Ознайомте кожного інженера під підпис з:
   – повідомленням про зміну істотних умов;
   – наказом про зміну окладу (або окремим повідомленням про підвищення окладу);
   – новою/зміненою посадовою інструкцією чи додатком до неї;
   – додатковою угодою до договору (якщо є).
   6.2. Зберігайте всі документи в особових справах, а зміни в окладах — у штатному розписі та даних для нарахування зарплати.

7. Дії при відмові працівника
   7.1. Якщо хтось із інженерів письмово відмовляється працювати в нових умовах, зафіксуйте відмову.
   7.2. За неможливості зберегти попередні істотні умови, можливе припинення трудового договору за п. 6 ст. 36 КЗпП з виплатою вихідної допомоги, але це окремий ризиковий сценарій, який краще додатково проаналізувати перед застосуванням.

Якщо потрібно, можу під ваші дати й умови підготувати короткі формулювання для наказу про зміни до штатного, повідомлення працівникам і наказу про встановлення нових окладів.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?