Вимоги до формування е-вод для зовнішнього звіряння списків

Ні, формувати новий е-ВОД спеціально на дату відправки списків для звіряння з іншими ТЦК не потрібно; використання е-ВОД, сформованого у квітні, при відправленні списків у вересні саме по собі не є помилкою, якщо дані залишаються актуальними та сам документ ще дійсний за строком.

Обґрунтування

1. Вимога «на дату» стосується лише внутрішнього звіряння. Для періодичного внутрішнього звіряння облікових даних Списків із військово-обліковими документами прямо встановлено, що воно проводиться за ВОД, сформованими засобами Порталу або Порталу Дія саме на дату звіряння, або за паперовими документами, що означає обов’язковість «свіжих» е-ВОД лише для цього внутрішнього звіряння, а не для зовнішнього звіряння з ТЦК за місцем військового обліку працівників (п. 34 Порядку № 1487).

2. Для звіряння з ТЦК вимоги оновлювати е-ВОД перед відправкою немає. Під час зовнішнього звіряння з ТЦК за місцем військового обліку працівників підприємство надсилає два примірники витягів зі Списків та копії військово-облікових документів у паперовій формі або в електронній формі (у тому числі роздрукованих), але Порядок не зобов’язує, щоб такі е-ВОД були сформовані саме на дату звіряння чи відправлення документів (п. 46 Порядку № 1487).

3. Е-ВОД має залишатися дійсним за строком. Строк дії електронного військово-облікового документа становить не більше одного року з дати його формування і не може перевищувати строк дії відстрочки або бронювання, тобто е-ВОД, сформований у квітні, залишається чинним до квітня наступного року, якщо раніше не сплив строк відстрочки чи бронювання (п. 7 Порядку № 559). Якщо у працівників не змінювалися облікові дані і відстрочка/бронювання не сплинули, надання копій такого документа у вересні не порушує вимог.

4. Оновлення е-ВОД потрібне лише за наявності змін чи закінчення строку дії. Якщо між квітнем і вереснем у працівника змінилися облікові дані (місце проживання, відстрочка, бронювання тощо) або сплив строк дії е-ВОД, тоді доцільно сформувати новий документ та відкоригувати Списки, щоб уникнути розбіжностей з даними Реєстру «Оберіг»; якщо ж змін не було і строк дії ще не минув, обов’язку переформовувати е-ВОД виключно через зовнішнє звіряння немає.

Якщо квітневі е-ВОД ще дійсні за строком і відомості в них відповідають фактичним даним, відправлення Списків у вересні з такими реквізитами не вважається помилкою.