Контроль дистанційної роботи: питання, відповіді та важливі нюанси

Роботодавець має право організовувати роботу дистанційного працівника та контролювати виконання ним трудових обов’язків.

1. Відповідно до ст. 141 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n824) роботодавець, зокрема, повинен правильно організувати працю працівників, створювати умови для зростання продуктивності праці та забезпечувати трудову і виробничу дисципліну.

Крім того, згідно з ч. 2 ст. 30 Закону України «Про оплату праці» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/108/95-%D0%B2%D1%80#n154) роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи.

При цьому специфіка дистанційної роботи полягає в тому, що за загальним правилом працівник самостійно розподіляє свій робочий час у межах визначеної трудовим договором тривалості робочого часу (ч. 5 ст. 60-2 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n1571), якщо сторони не передбачили інше.

Тому контроль можна організувати не шляхом постійного спостереження за працівником, а через облік виконаної роботи та результати праці.

Наприклад, роботодавець може:

письмово або в електронній формі ставити працівнику конкретні завдання із зазначенням строку їх виконання;
вести форму обліку завдань із зазначенням дати постановки завдання, планової та фактичної дати виконання;
встановити обов’язок працівника подавати звіти про виконану роботу;
використовувати корпоративну електронну пошту, системи електронного документообігу, програми управління завданнями та інші інформаційно-комунікаційні засоби;
проводити онлайн-наради та інші погоджені сторонами заходи контролю.
Водночас порядок і строки подання працівником звітів про виконану роботу мають бути визначені трудовим договором про дистанційну роботу (ч. 7 ст. 60-2 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n1571).

Якщо сторони встановили конкретний режим роботи, роботодавець може організувати облік робочого часу відповідно до такого режиму. Якщо ж працівнику надано право самостійно розподіляти робочий час, контроль доцільно здійснювати насамперед за виконанням визначених трудових завдань і результатами роботи.

2. Зазначати конкретну адресу в наказі про запровадження дистанційної роботи не потрібно. Відповідно до ч. 1 та ч. 4 ст. 60-2 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n1571) дистанційна робота виконується поза робочими приміщеннями чи територією роботодавця в будь-якому місці за вибором працівника, а працівник самостійно визначає своє робоче місце.

Тому в наказі достатньо зазначити, що працівнику встановлюється дистанційна робота відповідно до ст. 60-2 КЗпП України.

Разом з тим, якщо роботодавцю необхідно знати місцезнаходження працівника в певних випадках, відповідний порядок можна передбачити у трудовому договорі. Наприклад, ст. 60-2 КЗпП окремо передбачає обов’язок працівника повідомити роботодавця про своє місцезнаходження у разі необхідності направлення його у службове відрядження.

3. Порядок забезпечення працівника необхідним обладнанням, програмно-технічними засобами, засобами захисту інформації, порядок подання звітів, а також розмір, порядок і строки виплати компенсації за використання працівником власного або орендованого обладнання та інших засобів і порядок відшкодування інших витрат, пов’язаних із дистанційною роботою, визначаються саме трудовим договором про дистанційну роботу (ч. 7 ст. 60-2 КЗпП).

Тому ці питання не слід залишати неврегульованими.

Якщо працівник використовує власне обладнання, у трудовому договорі потрібно визначити відповідний порядок компенсації.

Якщо ж необхідне обладнання надає роботодавець, це також доцільно прямо передбачити в договорі.

Важливо: не можна просто не прописати питання обладнання в наказі і зробити висновок, що роботодавець у такому разі нічого не повинен забезпечувати. Ч. 8 ст. 60-2 КЗпП встановлює, що за відсутності в трудовому договорі положення про забезпечення працівника необхідними засобами таке забезпечення покладається на роботодавця. Роботодавець також організовує встановлення і технічне обслуговування відповідних засобів та оплачує пов’язані з цим витрати.

Отже, питання обладнання та компенсацій краще обов’язково врегулювати в трудовому договорі про дистанційну роботу, оскільки договір може бути усним, то в наказі можна ці питання врегулювати також. Можна, наприклад, взяти відповідні пункти з типового трудового договору, який затверджений і внести в наказ, для прикладу типовий договір - Типова форма трудового договору про дистанційну роботу

4. При дистанційній роботі працівник самостійно визначає своє робоче місце та відповідно до ч. 4 ст. 60-2 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n1571) несе відповідальність за забезпечення безпечних і нешкідливих умов праці на ньому.

Водночас це не означає, що роботодавець повністю звільняється від обов’язків у сфері охорони праці.

За ст. 153 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n871) роботодавець зобов’язаний створити безпечні й нешкідливі умови праці та проводити інструктажі з охорони праці і пожежної безпеки, а при дистанційній роботі — систематично проводити такі інструктажі з використанням рекомендованого або наданого обладнання, у тому числі дистанційно з підтвердженням обміну електронними документами. Ст. 13 Закону «Про охорону праці» зобов’язує роботодавця організувати систему управління охороною праці, розробити інструкції, контролювати їх виконання та проводити навчання, у тому числі для дистанційних працівників. Практичний контроль включає:

розробку окремих інструкцій для дистанційної роботи (у тому числі дій під час повітряної тривоги, роботи з технікою вдома чи в коворкінгу);
проведення первинного, повторного, позапланового інструктажу дистанційно (відеозв’язок) з фіксацією в журналах або електронними підписами;
перевірку та документальне підтвердження належного технічного стану обладнання, яке передається працівнику;
закріплення в договорі, що працівник відповідає за безпечні умови на обраному ним робочому місц.
Тому роботодавцю слід забезпечити проведення необхідних інструктажів та належний технічний стан обладнання, яке він надає працівнику. Працівник, зі свого боку, повинен дотримуватися вимог охорони праці та відповідає за безпечні умови на самостійно визначеному ним робочому місці.

Раді допомогти, звертайтесь ще!