Затвердження штатного розкладу: часті зміни чи раз на місяць

Законодавство не встановлює для роботодавців приватного сектору конкретної періодичності внесення змін до штатного розпису.

Тому роботодавець може самостійно визначити порядок його ведення: затверджувати зміни окремими наказами або затверджувати нову редакцію штатного розпису.

Проте це не означає, що зміни до штатного розпису можна оформити після того, як на нову посаду вже прийнято працівника. Штатний розпис визначає штатну структуру роботодавця, зокрема передбачені посади та умови оплати праці, він може затверджуватись з урахуванням вакансій. Тому прийняття працівника на посаду має здійснюватися на посаду, передбачену чинним на відповідну дату штатним розписом.

Водночас не кожне прийняття або переведення потребує внесення змін до штатного розпису. Якщо працівника приймають на вже передбачену штатним розписом вакантну посаду, нову редакцію штатного розпису затверджувати не потрібно. Аналогічно, якщо працівника переводять на посаду, яка вже передбачена чинним штатним розписом, у межах наявної штатної одиниці та встановленого за посадою посадового окладу, сама зміна працівника на цій посаді не є зміною штатного розпису.

Інша ситуація — коли для прийняття або переведення необхідно ввести нову посаду, збільшити кількість штатних одиниць, змінити найменування посади або посадовий оклад, вивести посаду тощо. У такому разі відповідні зміни до штатного розпису мають бути оформлені до того, як кадрове рішення буде реалізоване, якщо саме ця зміна є його підставою.

Наприклад, якщо 21 вересня вводиться нова посада і 22 вересня на неї приймають працівника, безпечніше спочатку оформити введення посади до штатного розпису з 21 вересня, а вже після цього оформлювати прийняття працівника.

Тому модель «один раз на місяць» сама по собі не є проблемою, якщо роботодавець організував її таким чином, що всі необхідні зміни до штатного розпису набирають чинності до відповідних кадрових дій.

Наприклад, якщо протягом вересня виникла необхідність у трьох нових посадах, роботодавець може одним наказом внести до штатного розпису всі три зміни. Але не слід спочатку приймати працівників на ці посади, а потім наприкінці місяця оформляти штатний розпис, ніби ці посади існували протягом усього місяця.

Щодо «заднього числа». Не рекомендуємо затверджувати нову редакцію штатного розпису датою останньої зміни таким чином, щоб нею фактично легалізувати кадрові рішення, які були прийняті раніше за відсутності відповідної посади в чинному ШР.

Щодо власної форми штатного розпису. Для підприємств приватного сектору немає підстав автоматично вимагати використання форми штатного розпису, передбаченої для бюджетних установ. Тому роботодавець може розробити власну форму.

Водночас назва документа сама по собі не визначає його зміст. Штатний розпис має давати можливість встановити штатну структуру підприємства, зокрема передбачені посади, кількість штатних одиниць та умови оплати праці.

Тому відсутність графи «фонд оплати праці» сама по собі не є підставою вважати штатний розпис неправильним.

Щодо відповідальності, то сам факт того, що роботодавець вносить зміни до штатного розпису один раз на місяць, не означає автоматичного порушення та не утворює самостійної підстави для штрафу.

Ризик виникає тоді, коли через такий порядок фактично порушуються інші вимоги законодавства про працю. Зокрема, якщо працівника прийнято на посаду, яка на дату прийняття не була передбачена чинним штатним розписом, під час перевірки Держпраці може зробити зауваження, ане штрафі наврядчи буде перебачено.

Отже, щомісячна періодичність можлива, але не за принципом «заднім числом».

Оптимально застосовувати такий підхід:

прийняття на вже наявну вакантну посаду — без зміни ШР;
переведення на вже наявну посаду — без зміни ШР, якщо не змінюються штатна одиниця та умови оплати;
введення нової посади/зміна кількості одиниць/окладу тощо — спочатку оформлення відповідної зміни до ШР, після чого кадрове рішення.

Тим більше не обов'язково завтреджувати штатний розпис, можна наказом вносити до нього зміни, наказ буде невід'ємною частиною самого штатного розпису.

Раді допомогти, звертайтесь ще!