Відрядження без відмітки: як нарахувати добові та витрати

Так, відсутність відмітки про прибуття та вибуття у посвідченні про відрядження сама по собі не є підставою для відмови у виплаті добових або відшкодуванні витрат на проїзд, проживання та інших витрат, пов’язаних із відрядженням, якщо факт відрядження та понесені витрати підтверджені належними документами.

В Україні обов'язкове використання «посвідчень про відрядження» скасовано на законодавчому рівні вже багато років тому ще у 2011 році. Проте деякі підприємства досі використовують їх як елемент внутрішнього контролю

Тобто підприємство може використовувати такий документ як внутрішній документ, якщо це передбачено його Положенням про службові відрядження, але відсутність відмітки в ньому не нівелює інші документи, що підтверджують відрядження.

Основним документом, на підставі якого працівника направляють у відрядження, є наказ про відрядження. У ньому зазначають працівника, місце, строк і мету відрядження.

Факт перебування працівника у відрядженні та строки поїздки можуть підтверджувати, зокрема:

· залізничні, автобусні або авіаційні квитки;

· посадкові талони;

· рахунки та документи про проживання в готелі;

· документи приймаючої сторони;

· запрошення, програму заходу, документи про участь у конференції, виставці тощо;

· документи, що підтверджують виконання службового завдання: договори, акти, протоколи зустрічей, звіти тощо.

Податкове законодавство також прямо передбачає можливість підтвердження зв’язку відрядження з господарською діяльністю роботодавця різними документами — зокрема запрошенням, договором, документами про участь у переговорах, конференціях чи інших заходах.

Якщо підприємство використовує посвідчення про відрядження, але приймаюча сторона не поставила в ньому відмітку про прибуття/вибуття, не потрібно через це скасовувати відрядження або відмовляти працівнику у відшкодуванні витрат.

Доцільно отримати від працівника пояснення щодо відсутності відмітки та долучити до документів інші підтвердження його перебування у відрядженні. Наприклад, якщо працівник їхав потягом — це можуть бути квитки; якщо проживав у готелі — документи про проживання; якщо відвідував захід — реєстраційні документи або підтвердження участі.

Водночас має бути підтверджено саме перебування працівника у відрядженні та його строки. Тому для розрахунку кількості днів важливо мати наказ про відрядження та документи, з яких можна встановити фактичні дати поїздки.

Відповідно до ст. 121 Кодексу законів про працю України (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719) працівникам, які направляються у відрядження, обов’язково виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад, витрати по найму жилого приміщення. Це гарантія, а не право роботодавця на вибір. Якщо працівник реально ніс витрати на проїзд і проживання та подав підтвердні документи, роботодавець зобов’язаний їх компенсувати. Виплата лише добових без компенсації підтверджених витрат суперечить цій нормі, крім випадків, коли витрат у працівника не було (службовий транспорт, проживання за рахунок приймаючої сторони тощо).

Раді допомогти, звертайтесь ще!