Чи можна змінити підпис на наказах заднім числом

Закреслювати «Директор Петро ПЕТРЕНКО» і від руки вписувати іншу посаду та прізвище на вже оформлених наказах про відрядження не можна; заміну підписанта потрібно оформлювати новими розпорядчими документами, а не ручними виправленнями в реквізиті підпису.

Обґрунтування

1. Хто має право підписувати накази. Підписувати документи можуть лише посадові особи в межах повноважень, визначених статутом, положеннями, посадовими інструкціями, наказами про розподіл обов’язків, делегування повноважень тощо, про що прямо сказано у п. 1 глави 8 розд. ІІ Правил № 1000/5. Якщо право підпису делеговано начальнику відділу кадрів, у реквізиті «Підпис» повинна бути його фактична посада і ПІБ, а не виправлення «за директора».

2. Форма підпису і заборона «за директора». За вимогами ДСТУ 4163:2020, на які посилаються при оформленні організаційно-розпорядчих документів, не допускається ставити косу риску, прийменник «за» або підписувати «за директора», коли це не передбачено текстом і повноваженнями; необхідно зазначати фактичну посаду і ПІБ особи, яка реально підписує документ (ДСТУ 4163:2020, п. 5.22, ДСТУ 4163:2020). Просте закреслення «Директор…» і дописування іншої посади вважається неправильним оформленням реквізиту «Підпис».

3. Як змінювати вже виданий наказ. Накази є розпорядчими документами, і відповідно до п. 3 глави 1 розд. ІІ Правил № 1000/5 та п. 6 цієї ж глави розпорядчий документ може бути змінено чи скасовано тільки новим розпорядчим документом. Закреслення, підчистки, дописування тексту «від руки» в самому наказі як способу зміни його змісту Правила не передбачають.

4. Виправлення помилок у розпорядчих документах. За п. 92–94 Типової інструкції № 55, після набрання чинності наказом будь-які зміни, визнання його таким, що втратив чинність, чи скасування здійснюються лише шляхом видання нового наказу. Це правило застосовують і до кадрових наказів: виправлення «ручкою» реквізиту підпису не є коректним способом зміни документа.

Альтернативи

Реалістичні варіанти дій:

• видати окремий наказ (або пакет наказів) про визнання попередніх наказів про відрядження недійсними/такими, що втратили чинність, і оформити нові накази вже з правильним підписантом; організувати повторне ознайомлення працівників (можна через окремі аркуші ознайомлення);
• або, якщо відрядження вже відбулися і переробка документів критично складна, оцінити з юристом ризики, але формально запропонований спосіб «закреслити і дописати від руки» не відповідає вимогам Правил № 1000/5 і ДСТУ 4163:2020.

Ручне закреслення посади директора та вписування іншої особи як підписанта на вже виданих наказах про відрядження суперечить правилам оформлення розпорядчих документів і створює ризик визнання таких наказів неналежно оформленими.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?