Кадрові дії у зв’язку з навчальною відпусткою працівника

Кадровик має не просто чекати заяви, а й пояснити працівникові порядок оформлення.

Якщо на підприємстві погоджено обмін кадровими документами через месенджер, кадровик може написати працівникові повідомлення з роз’ясненням порядку дій і запропонувати надіслати заяву в електронному вигляді. Адже працівник може не знати, які документи потрібно подати, щоб скористатися правом на навчальну відпустку.

Для оформлення навчальної відпустки працівник має надати довідку-виклик і заяву із зазначенням періоду та проханням надати навчальну відпустку. На підставі цих документів роботодавець видає наказ.

Рекомендовані дії кадровика:

1. Зберегти довідку-виклик, отриману через месенджер, та зафіксувати дату її надходження.
2. Написати працівникові через погоджений канал комунікації, пояснити необхідність подати заяву та запропонувати зразок. Зокрема, запитати, чи бажає він продовжити щорічну відпустку на відповідну кількість календарних днів або перенести її невикористану частину на інший період.
3. Якщо працівник надішле заяву, потрібно буде оформити відповідні накази й зміни до кадрових документів.
4 Якщо працівник не відповість, не оформлювати навчальну відпустку та не змінювати наказ про щорічну відпустку автоматично лише на підставі довідки-виклику. Зберегти докази звернення до працівника та обліковувати відпустку за чинним наказом до належного врегулювання ситуації.
Законодавство не встановлює, що заяву на навчальну відпустку обов’язково потрібно подати до початку сесії. Тому кадровику доцільно роз’яснити працівникові порядок оформлення навіть тоді, коли сесія вже почалася. Якщо на підприємстві погоджено електронний обмін кадровими документами, можна запропонувати надіслати заяву через такий канал, дотримавшись установлених вимог до її оформлення.

Кадровик має ініціювати комунікацію та допомогти працівникові оформити документи, але не повинен самостійно вирішувати замість нього питання про продовження чи перенесення щорічної відпустки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!