Помилки у кадрових наказах: коли та як виправляти

1. Виправлення помилки: що передбачено законодавством
2. Правила виправлення помилок у кадрових наказах
3. Практичні приклади виправлення помилок
4. Виправлення помилок у кадрових наказах: судова практика
5. Висновки

Виправлення помилки: що передбачено законодавством

У КЗпП та інших нормативних документах, що регулюють трудові відносини, немає приписів, як виправляти помилки в кадрових наказах. Тому, будемо використовувати для цього загальні норми законодавства з цього питання.

Для цього звернемося передусім до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Відповідно до п. 3 глави 1 розділу IІ Правил № 1000/5 накази відносяться до розпорядчих документів. А згідно з п. 6 гл. 1 розд. IІ Правил № 1000/5 розпорядчий документ може бути відмінено (змінено, доповнено) лише новим розпорядчим документом.

Правила виправлення помилок у наказах та розпорядженнях знаходимо у Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 № 55 (далі – Типова інструкція № 55).

У п. 92 Типової інструкції № 55 зазначено, що після набрання чинності наказом (розпорядженням) внесення змін до нього, визнання його таким, що втратив чинність, чи його скасування здійснюється лише шляхом видання нового наказу (розпорядження).

А у п. 93 Типової інструкції № 55 наведено правила оформлення наказів, якими вносяться зміни у раніше видані накази. Також виправити помилку можна шляхом скасування раніше виданого наказу, у цьому питанні слід застосовувати приписи п. 94 Типової інструкції № 55.

Відмітимо, що Типова інструкція № 55 застосовується у діловодстві міністерств та інших органів виконавчої влади. Проте суб’єкти господарювання також можуть використовувати правила цього документу, оскільки в інших нормативних документах немає правил щодо виправлення помилок у кадрових наказах.

Правила виправлення помилок у кадрових наказах

Виходячи з приписів Правил № 1000/5 та Типової інструкції № 55, головні правила для виправлення помилок у кадрових наказах такі.

1. Виправляйте помилки тільки шляхом видання наказу про внесення змін в раніше виданий наказ, або шляхом видання наказу про скасування помилково виданого наказу. Не допускається виправлення помилок у наказі шляхом закреслення, замальовування, підчищення, дописування тексту «від руки» тощо.

2. Якщо видаєте наказ про внесення змін в раніше виданий наказ, оформлюйте його так:

1. заголовок наказу починайте зі слів «Про внесення змін до наказу (розпорядження)...» із зазначенням реквізитів розпорядчого документу, у який вносяться зміни (дата, номер, назва);
2. розпорядчу частину наказу (розпорядження) починайте з такого пункту:

1. формулюйте зміни у вигляді пунктів та підпунктів розпорядчого характеру, наприклад:

3. У разі видання наказу про визнання таким, що втратив чинність, або скасування попереднього наказу, у розпорядчій частині зазначте пункт, який починається зі слів «Визнати таким, що втратив чинність...» або «Скасувати …» відповідно.

4. Не забудьте ознайомити із виданим наказом працівників, яких він стосується, під підпис.

Практичні приклади виправлення помилок

Розглянемо оформлення наказів, якими виправляються помилки на ситуаціях з практики.

СИТУАЦІЯ 1. При оформленні наказу про прийняття на роботу працівника припустилися помилки у прізвищі працівника.

Наказ про виправлення цієї помилки буде виглядати так.

Зразок наказу про виправлення помилки у прізвищі працівника

Увага! У розглянутій ситуації для виправлення помилки доведеться не тільки видати наказ про внесення змін до наказу про прийняття на роботу, а також, оскільки помилка стосується прізвища працівника:

1. уточнити відомості, подані в орган ДПС у Повідомленні про прийняття на роботу (звісно якщо й там припуститися помилки);
2. якщо вже подана зарплатна звітність, потрібно подати уточнення до неї.

Нагадаємо, що виправлення помилок не передбачено у формі Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту, затвердженого постановою КМУ від 17.06.2015 №413. Тому, для виправлення виявленої помилки слід діяти таким чином:

1. спочатку подати Повідомлення з позначкою «скасовуюче», де продублювати всі відомості, яки було вказано у початковому повідомленні;
2. подати Повідомлення з позначкою «початкове», де вже правильно зазначити прізвище працівника.

СИТУАЦІЯ 2. Помилково видано наказ про звільнення працівника за прогул. Після видання наказу за прогул виявилося, що працівник мав поважну причину відсутності на роботі, про що він надав відповідні підтвердні документи.

У цій ситуації підприємству необхідно скасувати цей наказ про звільнення. Формулювання у наказі може бути таким.

Зразок наказу про скасування наказу про звільнення

В цій ситуації трапилася не стільки помилка в наказі, скільки порушення трудового законодавства. Нагадуємо, що прогулом є відсутність працівника на роботі понад три години протягом робочого дня без поважних причин (п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП).

Перед тим, як видавати наказ про звільнення, роботодавець має переконатися, що у працівника не було поважних причин для відсутності на роботі. Для цього він має отримати від працівника письмові пояснення причин відсутності на роботі, як того вимагає ст. 149 КЗпП, і тільки після цього має прийматися рішення про звільнення.

В даній ситуації роботодавець не виконав цю процедуру, що стало причиною для помилкового видання наказу про звільнення.

Виплата середнього заробітку працівнику за час вимушеного прогулу здійснюється на підставі ст. 235 КЗпП.

Виправлення помилок у кадрових наказах: судова практика

Можливість виправлення роботодавцем помилок у кадрових наказах підтверджується судовою практикою. Наприклад, позицію Верховного суду з цього питання можна знайти у постанові Третьої судової палати Касаційного цивільного суду Верховного Суду від 29.03.2023 у справі № 305/2278/19. У цій постанові суд, з посиланням на Правила № 1000/5 зазначає, що наказ з кадрових питань як різновид розпорядчого документа може бути змінено і доповнено новим розпорядчим документом. Внесення роботодавцем змін до наказу з метою виправлення помилки або дати звільнення не є підставою для визнання такого наказу незаконним. Трудове законодавство не містить імперативних норм, які б забороняли роботодавцю вносити зміни до наказу із зазначеною вище метою.

Проте у цій постанові Верховний Суд також підкреслює, що варто відрізняти накази, якими виправляються помилки у раніше виданих наказах від наказів, якими роботодавець намагається виправити раніше допущені порушення трудового законодавства.

Аналогічні висновки щодо можливості виправлення помилок у кадрових наказах також є в інших судових рішеннях, наприклад:

1. рішення Київського окружного адміністративного суду від 12.05.2026 у справі № 320/43972/25;
2. постанова ВС від 05.02.2025 у справі № 761/14878/22.

Висновки

1. Помилки в кадрових наказах виправляються шляхом видання наказу про внесення змін в раніше виданий наказ, або шляхом видання наказу про скасування помилково виданого наказу.

2. Не виправляйте помилки в наказах за допомогою закреслення, замальовування, підчищення, дописування тексту «від руки» тощо.

3. Залежно від того, яка помилка виправляється, можливо роботодавцю доведеться крім видання відповідного наказу, також виконати інші дії, наприклад, такі як подання повідомлення про прийняття на роботу в орган ДПС, уточнення податкової звітності тощо.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Наказ про скасування наказу про скорочення штатних одиниць

Наказ про скасування наказу про відпустку без збереження заробітної плати

Наказ про скасування наказу про відпустку у зв'язку з тимчасовою нерацездатністю

Наказ про скасування наказу про переведення

Наказ про скасування наказу про навчальну відпустку

Наказ про скасування наказу про увільнення

Наказ про скасування наказу про звільнення

Наказ про скасування наказу про відпустку

Наказ про внесення змін до наказу про звільнення

Наказ про внесення змін до облікових документів працівника (технічна помилка)

Наказ про внесення змін до наказу про звільнення (технічна помилка)

Наказ про внесення змін до наказу (технічна помилка)

Статті та консультації на тему:

Бланки службових документів: уникаємо помилок при оформленні

Оформлення справ: як дотриматися вимог законодавства і уникнути помилок

Типові помилки в розробленні номенклатури справ та як їх уникнути