Нарахування додаткових відпусток: нюанси обліку та компенсації працівників

Додаткова відпустка за результатами атестації є щорічною додатковою відпусткою, надається і накопичується з 01.01.2026 пропорційно фактично відпрацьованому часу в шкідливих / особливих умовах, не «згорає» наприкінці року і обов’язково враховується при розрахунку грошової компенсації при звільненні; новоприйнятим трактористам дні такої відпустки розраховують пропорційно їх відпускному стажу за відповідний робочий рік.

Обґрунтування

1. Правова природа додаткової відпустки за атестацією. Щорічна додаткова відпустка за роботу із шкідливими і важкими умовами праці встановлюється за результатами атестації робочих місць і надається в межах тривалості, визначеної колдоговором чи трудовим договором на підставі атестації відповідно до ст. 7, у системі щорічних відпусток, визначених ст. 4 Закону № 504/96-ВР. Вона надається за робочий рік, який відлічується з дати прийняття працівника на роботу, як і щорічна основна відпустка за ст. 6 цього Закону.

2. Як нараховувати і вести облік з 01.01.2026. Для кожної посади/робочого місця, за яким атестацією встановлено, наприклад, 4 календарні дні щорічної додаткової відпустки за повний робочий рік, потрібно: 1) у локальних актах (колдоговорі, положенні про оплату праці/відпустки) закріпити конкретну тривалість за результатами атестації; 2) у кадровому обліку «прив’язати» ці дні до робочого року кожного працівника (з дати прийняття по відповідний рік); 3) у табелі фіксувати зайнятість у шкідливих / особливих умовах, щоб при неповному році або частковій зайнятості розраховувати дні відпустки пропорційно відпрацьованому часу за підходом, який Мінекономіки рекомендує застосовувати для щорічних відпусток, використовуючи механізм Порядку обчислення середньої зарплати, затвердженого Порядком № 100.

3. Чи «згорають» ці дні і чи треба враховувати при компенсації при звільненні. Щорічні додаткові відпустки (за шкідливі умови, за особливий характер праці тощо) не мають строку давності, не анулюються із закінченням календарного року і накопичуються, доки працівник їх не використає або не отримає за них компенсацію при звільненні, що прямо випливає з приписів про щорічні відпустки і компенсацію за них у ст. 4 та 24 Закону № 504/96-ВР. При звільненні обов’язково виплачують грошову компенсацію за всі невикористані дні щорічних відпусток (як основної, так і додаткових) за ст. 24 цього Закону, тому дні додаткової відпустки за атестацією включаються до розрахунку компенсації.

4. Працівники, що відпрацювали повний рік (трактористи з 4 днями). Якщо для трактористів атестацією та локальними актами визначено 4 календарні дні щорічної додаткової відпустки за повний робочий рік, то тим, хто відпрацював увесь робочий рік у відповідних умовах, надаєте всі 4 календарні дні як щорічну додаткову відпустку. Ці дні можете надавати разом з основною відпусткою або окремо, за заявою працівника, але обліковуєте окремо від основної відпустки, як окремий вид щорічної додаткової відпустки.

5. Як рахувати новоприйнятим трактористам у 2026 році. Для працівника, прийнятого посеред робочого року або який не весь час був зайнятий у шкідливих / особливих умовах, тривалість додаткової відпустки розраховують пропорційно відпрацьованому часу в цих умовах, виходячи з річної тривалості (у вашому прикладі – 4 дні) за підходом, який для щорічних відпусток пропонує Мінекономіки і який застосовується в практиці: 1) визначають, скільки календарних днів робочого року (без святкових, якщо вони застосовуються) фактично дають стаж у шкідливих умовах; 2) обчислюють, скільки днів додаткової відпустки припадає на один календарний день повного року; 3) множать цей показник на фактичні «шкідливі» календарні дні і заокруглюють за загальними математичними правилами, як це пропонується для визначення днів щорічної відпустки пропорційно відпрацьованому часу у ст. 6 Закону № 504/96-ВР у поєднанні з підходом, наведеним до щорічних відпусток у Порядку № 100.

Важливо фіксувати в локальних актах конкретну річну тривалість додаткової відпустки за кожною посадою та застосовувати однаковий пропорційний алгоритм для всіх новоприйнятих працівників.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?