Чи можна не створювати нові особисті справи для працівників

Так, можна.

Ведення особових (особистих) справ в Україні чітко регламентоване спеціальними нормативними актами. Головним документом у цій сфері є Наказ Міністерства юстиції України № 1000/5 від 18.06.2015 р. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text, яким затверджено Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

Згідно з українським законодавством, ви можете не заводити щороку нову особисту справу на працівників, які регулярно приймаються на одну й ту саму посаду (сезонні працівники). Натомість ви можете продовжувати та доповнювати вже наявну особисту справу новими документами (наказами про прийняття, звільнення, заявами тощо).

Отже,законодавством це питання не регламентовано. Але рекомендуємо зазначити в інструкції з діловодства підприємства, чи продовжувати особову справу, якщо працівника повторно прийнято на роботу чи заводити нову особову справу.

Наприклад, на державній службі рекомендовано використовувати попередню особову справу, при повторному прийнятті. Тож таку пораду можна поширити й на звичайні підприємства, але варто закріпити це в інструкції з діловодства.

Якщо сумісник стає основним працівником, то можете використовувати попередню особову справу, але можна й завести нову.

А от особову картку П-2 однозначно потрібно оформити нову. Адже у старій вже внесена інформація про звільнення, а форма П-2 не пристосована для неодноразового прийняття та звільнення. Її графа «Дата і причина звільнення (підстава)» є завершальною і при звільненні працівника ви закриваєте особову картку.

Важливий нюанс: Щороку при прийомі обов'язково перевіряйте, чи не змінилися у працівника персональні дані (паспортні дані, сімейний стан, місце проживання). Якщо змінилися — підшивайте копії нових документів. Також обов'язково щороку проводьте інструктажі з охорони праці та перевіряйте дійсність посвідчень оператора котельні.

Можна переглянути нашу статтю " Працівника звільнено і знову прийнято — чи заводити нову особову справу" за посиланням https://kadroland.com/news/2194-pracivnika-zvilneno-i-znovu-priinyato-ci-zavoditi-novu-osobovu-spravu

Раді допомогти, звертайтесь ще!