Акт про відсутність директора на роботі складається , наприклад, працівником кадрової служби у довільній письмовій формі та підписується не менше ніж двома працівниками (наприклад, начальником відділу кадрів, бухгалтером, заступником директором). Доповідна записка завжди адресується посадовій особі вищого рівня. Тому , доповідну записку про відсутність на роботі директора товариства адресовану загальним зборів засновників може написати, наприклад, один із заступників директора, працівник кадрової служби, якій відповідальний за ведення табельного обліку на підприємстві.

Щодо документального підтвердження , слід зауважити, що п. 8-3 ст. 36 КЗпП не вимагає документального супроводу для звільнення за цією підставою. Але докази у роботодавця мають бути. Це наступні документи: доповідна записка, акти про відсутність працівника на роботі , акти краще складати кожного дня. Якщо ви не складаєте акт кожного дня протягом 4 місяців, то у такому випадку у вас має бути інше обґрунтування для того, щоб працівник вже таки фізично не виходив на роботу або дистанційно не під’єднувався до вас. Необхідно зібрати додаткові документальні підтвердження відсутності працівника: табелі обліку використання робочого часу, що ведуться на підставі зданих пропусків або інших документів; відомості автоматизованої системи обліку приходу/уходу працівників. Доказовою базою може бути надісланий лист-вимога надати пояснення причин відсутності на роботі, які не отримав працівник і вони повертаються до вас без відповіді. Документальним підтвердженням того, що у вас відсутня інформація про причини відсутності працівника можуть бути скріни у месенджерах, де ви дійсно пишете працівнику, але він не відповідає, або він поза зоною досяжності, або він був у мережі останній раз, наприклад у жовтні 2022 року.

Тобто ви не можете запустити процедуру звільнення за п. 8-3 ст. 36 КЗпП поки не зберете протягом 4 місяців поспіль зазначений пакет документів. Рішення про звільнення директора приймається відповідним вищим органом і оформляється протоколом загальних зборів учасників з подальшим оформленням наказу про звільнення.

Раді допомогти, звертайтесь ще!