Ні, такої вимоги в законодавстві не має, що раз на рік.
Відповідно до п. 33 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30 грудня 2022 р. № 1487 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF#Text, Інформація про чисельність призовників, військовозобов’язаних та резервістів вноситься до відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12), яка зберігається разом із списками персонального військового обліку.

Відповіднодо пп. 41,42 Порядку 1487 у разі прийняття на роботу (навчання) призовників, військовозобов’язаних або резервістів інформація про них у п’ятиденний строк вноситься до списків персонального військового обліку та відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів. У разі звільнення з роботи, завершення навчання (відрахування із закладу освіти) призовників, військовозобов’язаних та резервістів інформація про їх звільнення у п’ятиденний строк вноситься до списків персонального військового обліку, а також до відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів.
Тобто, ви постійно ведете цю відомість, як і списки персонального військового обліку, а вносите дані у 5-денний строк з видання наказів про прийняття/звільнення, як зазначено вище.

Раді допомогти, звертайтесь ще!