Повідомлення за форомою № 4 до Порядку 1487 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF#n380 потрібно подавати протягом 7 днів з моменту видання наказу про прийняття на роботу/звільення працівника.
Така вимога з"явилася з 5 січня 2023 року.
Тобто, щодо усіх, кого ви прийняли чи звільнили після цієї дати повинно було подавати повідомлення, відповідно, в графі 18 списку (Додаток 5 до Порядку 1487) сдід зазначати реквізити цього повідомлення.

Усіх, кого ви приймали до 05.01.23 потрібно відобразити у списках, але графу 18 (щодо повідомлення) ви не заповнюєте, адже повідомлення не повинно було бути.

Якщо ви тільки почали вести військовий облік, то звісно, що не подавали повідомлення протягом останнього року, тобто, формально є порушення. Є варіант подати зараз, але порушення буде в будь-якому випадку, адже строки вже спливли.

Раді допомогти, звертайтесь ще!