Підготовка до перевірки ТЦК: покроковий алгоритм і чекліст документів

Як і більшість роботодавців України, маєте справу із військовим обліком? Та ще й потрапили у цьому році до переліку підприємств, які будуть перевіряти на дотримання ведення військового обліку? Готуймося!

У нас на порталі безліч новин, консультацій та статей на тему перевірок ТЦК. Сьогодні ж ми зібрали найкращі поради у нашому Мінікурсі. Завдяки їм ви упевнено можете підготуватися до перевірок – просто йдіть за чеклістом та дотримуйтеся наших порад.

Але, перш за все, нагадаємо, що роботодавці мають дотримуватися норм Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі – Порядок № 1487).

Одразу пропонуємо вашій увазі чекліст, який радимо зберегти.

Ми ж далі зупинятимемося на окремих його пунктах.

 

Наявність списків персонального ВО, відомості та ВОД (п.п. 1-5 чекліста)

Якщо ваше підприємство існує вже досить давно, то у вас мають бути списки (додаток 5) та відомість (додаток 12) станом на 01.01.2024 та на 01.01.2025. Подбайте, щоб електронні списки та відомість були роздруковані. Також проконтролюйте, щоб вони були підписані керівником та особою відповідальною за ведення військового обліку та зареєстровані у вашій службі діловодства (п. 40 Порядку № 1487).

У вас мають бути копії та роздруківки військово-облікових документів (ВОД) усіх призовників, військовозобов’язаних і резервістів, які мають бути згруповані у справи.

Докладно про ведення списків читайте тут.

 

Призначення / перепризначення відповідальної особи (п.п. 6-7 чекліста)

Роботодавець має призначити особу, відповідальну за ведення військового обліку, і подати до «свого» ТЦК повідомлення (додаток 1) протягом 7 днів з дня видання відповідного наказу. Увага! Обов’язково встановіть доплату відповідальній особі (п. 10 Порядку № 1487).

Обов’язки з ведення військового обліку (далі – ВО) в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях покладаються на працівників служби персоналу, служби управління персоналом (далі – служба персоналу).

У разі відсутності штатної одиниці служби персоналу обов’язки з ведення військового обліку покладають на особу, яка веде облік працівників в державному органі, органі місцевого самоврядування, на підприємстві, в установі, організації.

Порада: подбайте щоб у посадовій інструкції такого працівника було зазначено про ведення обліку працівників (хоча б часткові функції).

Коли на підприємстві відсутній кадровий відділ та немає інших осіб, які можуть вести кадровий облік, тоді ведення ВО може бути покладене на директора.

Про відповідне призначення у вас має бути відповідний наказ. У ньому ж доцільно встановити доплату за ведення ВО.

Звісно, про доплату не йдеться тоді, коли за ведення ВО відповідає штатний працівник – інспектор з військового обліку. В цьому випадку інспектору виплачується оклад.

Про призначення відповідальних за ведення ВО ми докладно розповідали тут.

 

Підвищення кваліфікації відповідального за ВО (п. 8 чекліста)

Відповідно до п. 12 Порядку № 1487 держоргани, ОМС, підприємства, установи та організації щороку до 1 жовтня визначають потребу в підвищенні кваліфікації відповідальних за ведення військового обліку.

Забезпечити підвищення кваліфікації відповідальній особі потрібно не рідше одного разу на п’ять років.

Увага! Навіть якщо потреби у підвищенні кваліфікації немає (наприклад, відповідальна особа вже має сертифікат), то наказ все одно слід обов’язково видавати. В ньому слід зазначити, що потреба в підвищенні кваліфікації відсутня і пояснити чому. Докладно про це – тут.

Отже, готуючись до перевірки, переконайтеся у наявності наказу датою «до 1 жовтня» (у 2023–2025 роках) про визначення потреби у підвищенні кваліфікації.

Підвищити кваліфікацію ви можете на нашій платформі та за результатами навчання отримаєте сертифікат державного зразка.

 

Ознайомлення працівників із Правилами військового обліку (п.п. 9 та 10 чекліста)

Роботодавець зобов’язаний розмістити на видному місці Правила військового обліку (п. 19 Порядку № 1487). Це може бути дошка оголошень або навіть окремий стенд.

А при прийнятті на роботу з Правилами ознайомлюють під підпис усіх призовників, військовозобов’язаних та резервістів (п. 25 Порядку № 1487).

 

Звіряння облікових даних (п. 11 чекліста)

Перш за все, проведіть так зване внутрішнє звіряння, а саме перевірте списки персонального військового обліку, наявність у них усіх призовників, резервістів та військовозобов’язаних та чи відповідають відомості у списках військово-обліковим документам працівників. Складіть на підприємстві Графік звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з їх військово-обліковими документами.

А далі проводимо зовнішнє звіряння. Під час перевірки контролери можуть вимагати підтверджень щодо проведення зовнішніх звірянь як із ТЦК за місцем реєстрації підприємства, так і з зовнішніми ТЦК, у яких працівники підприємства перебувають на обліку.

Про усі деталі зовнішнього звіряння дізнавайтеся зі статей «Звіряння з ТЦК до 31.12: за графіком і без» та «Щорічне звіряння з ТЦК: шукаємо актуальний графік і підприємство у ньому».

 

Формування списку НПА з ВО (п. 12 чекліста)

ТЦК вважає, що в доступному місці для ознайомлення призовників, військовозобов’язаних та резервістів повинні бути розміщені нормативні акти або їх витяги, які стосуються обов’язків і відповідальності зазначених осіб. Нижче до вашої уваги перелік основних таких актів:

• Конституція України (статті 17, 65);

• Закон України від 06.12.1991 № 1932-XII «Про оборону України» (статті 16, 17);

• Закон України від 25.03.1992 № 2232-XII «Про військовий обов’язок і військову службу» (статті 1, 15, 27-30, 33, 37-39, 42);

• Закон України від 21.10.1993 № 3543-XII «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію» (статті 21–23);

• Кодекс України про адміністративні правопорушення (ст. 210, 210-1, 211);

• Кримінальний кодекс України (статті 114-1, 335, 336-1, 337);

• постанова КМУ «Про затвердження Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів» від 30.12.2022 № 1487;

• постанова КМУ «Про затвердження Порядку оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів і форми такого документа КМУ» від 16.05.2024 № 559;

• постанова КМУ «Про затвердження Порядку проведення призову громадян на військову службу під час мобілізації, на особливий період» від 16.05.2024 № 560.

Переконані, друкувати документи не доцільно. Адже у разі зміни законодавства постійно доведеться змінювати документи / певні їх сторінки. Більш зручним є формування електронної папки на доступному для працівників підприємства ресурсі, в якій можуть бути розміщені необхідні документи. Якщо ви формуватимете стенд, на ньому можна розмістити, до прикладу, QR-код із посиланням на таку папку. Втім, працівники ТЦК можуть мати іншу думку, тож перед перевіркою не завадить і роздрукувати відповідні статті законів та нормативно-правові акти.

 

Підготовка Журналу перевірок (п. 13 чекліста)

Обов’язок ведення та зберігання підприємствами Журналу обліку результатів перевірки стану військового обліку (додаток 9), передбачений п. 34 Порядку № 1487. Наявність цього журналу обов’язково перевіряють під час перевірки (п. 4 додатку 31 до Порядку №1487).

Докладно про заповнення такого журналу читайте у статті «Журнал обліку результатів перевірки та звіряння з ТЦК: як правильно заповнювати».

 

Підготовка додаткових документів (п. 14 чекліста)

Серед додаткових документів, які може попросити ТЦК під час перевірки:

• сертифікат про підвищення кваліфікації відповідальної особи;

• наказ про призначення «дублера» відповідальної за ведення ВО особи;

• наказ про стан військового обліку за минулий рік та завдання на наступний рік;

• документи про проведені звіряння з ТЦК (витяги зі списків із відмітками зовнішніх ТЦК, звірені списки).

 

Усунення недоліків, виявлених під час попередніх перевірок стану ВО (п. 15 чекліста)

Якщо підприємство вже перевіряли раніше на дотримання ведення ВО, то під час наступної перевірки контролери мають перевірити організацію та результати усунення недоліків, виявлених під час таких попередніх перевірок. Про вжиті заходи та усунення недоліків підприємство має проінформувати керівника органу, який проводив перевірку, протягом 30 днів із дня отримання результатів перевірки (п. 86 Порядку № 1487).

 

Перевіряємо наявність документів щодо ведення ВО (п. 16 чекліста)

Більшість документів вже згадано вище. Але ми не даремно зібрали їх в окрему таблицю. Акцентуємо на наявності на підприємстві підтверджень вчасного подання повідомлень до ТЦК за додатками 1 та 4 – п. 9 таблиці 2 чекліста.

Усі подробиці щодо цього обов’язку шукайте у статті «Повідомлення до ТЦК (додатки 1 і 4) у 2025 році: коли та як подавати».

 

Висновок

Перед перевіркою ТЦК доцільно пройтися по чеклісту та здійснити самоперевірку. Це дозволить підсвітити проблемні місця, а інколи й вчасно виправити ситуацію і пройти перевірку на дотримання порядку ведення ВО без штрафів.

 

Статті на тему:

Перевірки стану військового обліку: шукайте своє підприємство в плані перевірок

Списки військового обліку – 2025: як скласти до 25 січня

ТОП-5 відповідей щодо ведення Списків військового обліку

Перевірки ТЦК: актуальні запитання та прості відповіді

Відповідальний за військовий облік: кого призначити і чи встановлювати доплату

Встигнути до 1 жовтня: видаємо наказ щодо підвищення кваліфікації відповідального за ведення військового обліку