Kadroland | Місце зберігання паперової трудової книжки, у тому числі після сканування

Слухати чи завантажити аудіозапис

Після переходу на електронні трудові книжки роботодавці все частіше стикаються із запитанням: де й скільки часу зберігати паперові трудові книжки, особливо після їх сканування? Законодавчі норми різних років створюють багато нюансів. У цьому матеріалі розбираємо, коли роботодавець зобов’язаний зберігати трудову книжку, у яких випадках має видати її працівнику та що робити під час оцифрування.

Які трудові книжки не зобов’язані зберігати роботодавці

З 10 червня 2021 року роботодавці не зобов’язані зберігати трудові книжки працівників, які були прийняті на роботу після цієї дати. Навіть за заявою працівника – з 10 червня 2021 року паперові трудові книжки не беремо на зберігання на підприємстві.

Проте трудові книжки працівників, які продовжують працювати та були прийняті до 10 червня 21 року, ще можуть зберігатися на підприємстві.

ФОП-роботодавець не зберігає трудові книжки. Такого функціоналу у них не було ані до, ані після 10 червня 2021 року.

У яких випадках трудову книжку можна видати працівникові

Сьогодні законодавство передбачає лише три випадки для видачі працівнику трудової книжки.

Видача трудової книжки при звільненні працівника

Найпоширеніший і зрозумілий випадок – це коли працівник звільняється, роботодавець зобов’язаний видати йому трудову книжку, оформлену відповідно до всіх вимог.

Це передбачено ст. 47 Кодекс законів про працю України (далі – КЗпП) та п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 (далі – Інструкція № 58).

Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то роботодавець в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.

Нагадаємо, відповідно до п. 4.2 Інструкції №58, пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника. Тобто працівник має надати заяву про пересилання трудової книжки поштою й вказати адресу, на яку слід надіслати її. Зверніть увагу, що зараз трудову книжку за погодженням із працівником можна надсилати й за кордон.

А трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, слід зберігати протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку не затребувані трудові книжки або їх дублікати зберігають в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.

Видача трудових книжок під час воєнного стану

Другий випадок, це видача трудової книжки відповідно до ст. 7 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136). А саме, у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних та можливих бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.

Отже, у такому випадку роботодавець одноосібно може прийняти рішення про видачу паперових трудових книжок на зберігання працівникам.

Видача трудових книжок після оцифрування

І третій випадок ПФУ називає з посиланням на п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». Йдеться про те, що після завершення робіт з оцифрування наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис. Під роботами слід розуміти включення Пенсійним фондом до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівника.

Та є важливий нюанс: процес переходу на електронні трудові книжки триватиме до 10 червня 2026 року. Тому зараз не варто поспішати видавати трудову книжку через оцифрування конкретного працівника, оскільки цей процес ще не завершено ПФУ.

З цього випливає висновок, що формально оцифрування або сканування трудової книжки працівника не створює обов’язку для роботодавця видати трудову книжку працівнику. Якщо після оцифрування постає питання про видачу трудової книжки на зберігання працівнику, то краще це зробити на підставі заяви працівника про це. Адже згідно з роз’ясненнями Держпраці, відсутні підстави відмовити працівнику у видачі трудової книжки на його вимогу.

Видача ТК за заявою працівника

Працівник має подати заяву з проханням видати йому паперову трудову книжку на зберігання. Вважаємо, що безпечніше на підставі заяви видати наказ про видачу трудової книжки. Далі інформацію про видачу слід зафіксувати у Книзі обліку руху трудових книжок.

Висновки

Якщо працівник був прийнятий на роботу до 10 червня 2021 року і не звільнився, трудова книжка ще може зберігатися на підприємстві. Така трудова книжка обов’язково видається працівнику у разі звільнення.
Роботодавець може прийняти рішення про видачу трудових книжок, якщо йдеться про території активних та можливих бойових дій.
У всіх інших випадках безпечніше видавати трудову книжку на зберігання працівником за його заявою.

Шаблони та зразки документів:

Заява працівника про видачу трудової книжки

Наказ про видачу трудової книжки працівнику

Наказ про видачу та пересилання трудової книжки поштою

Заява про видачу та пересилання трудової книжки поштою

Відеокурс на тему:

Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ 2.0

Мінікурси на тему:

Подання сканкопій трудової до ПФУ: працівник чи роботодавець, алгоритм їх дій

Скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду: дедлайн – до 10 червня 2026 року

ПФУ не прийняв скан-копії трудової книжки: причини та що робити

Статті та консультації на тему: