Kadroland | Сканування трудових книжок до 10.06.2026: готові рішення для проблемних питань

Слухати чи завантажити аудіозапис

Оцифрування трудових книжок викликає чимало практичних запитань у роботодавців і працівників: хто подає скани, які документи включати та як уникнути помилок. Попри активні вимоги з боку ПФУ, законодавство не встановлює безумовного обов’язку для роботодавця здійснювати таке сканування. У матеріалі розбираємо ключові нюанси подання сканів, роботи з дистанційними працівниками та технічні вимоги до файлів. Також надаємо готові рішення для типових і проблемних ситуацій, щоб ви могли пройти процес швидко та без зайвих ризиків.

Хто має подавати скани трудових книжок до ПФУ: працівник чи роботодавець

Одразу відзначимо, що сканування трудових книжок – не обов’язок роботодавця (п.4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1, далі – Порядок № 11-1). Сканування може здійснити працівник або роботодавець.

Ці тези дозволяють вирішити одразу кілька запитань, які ставлять наші передплатники у сервісі «Особистий консультант».

Чи зобов’язаний роботодавець передавати скани трудових книжок на вимогу ПФУ

Фахівці Пенсійного фонду вимагають подати скани трудових книжок всіх працівників. Така вимога може бути озвучена у листі, телефоном або особисто кадровику чи директору.

Проте навіть у такому випадку роботодавець має право вирішувати – передавати або ні скани трудових книжок до порталу Пенсійного фонду.

Якщо вимога надійшла у формі листа, то бажано коректно відповісти із посиланням на нормативну базу, що у роботодавця немає безумовного обов’язку сканувати трудові книжки, працівники проінформовані, відповідний супровід їм надано й вони виконають цю опцію самостійно.

Як бути зі скануванням трудових книжок дистанційних працівників та тих, хто за кордоном

Тут розрізняємо три основні ситуації.

Ситуація перша. Працівник за кордоном чи в Україні, але працює віддалено, й паперова трудова книжка зберігається саме у нього. У такому разі оптимально, щоб працівник завантажив сканкопії трудової книжки через кабінет застрахованої особи на порталі Пенсійного фонду. Для цього потрібно мати КЕП.

Важливе уточнення: за повідомленнями Пенсійного фонду: доступ до пенсійного порталу є у всіх «дружніх» країнах. Тому здебільшого територіальна ознака не може бути перепоною для завантаження сканів трудової самим працівником

Друга ситуація. Працівник віддалено, за кордоном, трудова книжка у нього, але там немає останніх записів про прийняття чи переведення, скажімо за 2025 чи 2026 рік.

Увага! Фахівців ПФУ головним чином цікавить стаж до 2004 року. Періоди роботи після 2004 року підтягуються до електронної книжки через повідомлення про прийняття чи зарплатну звітність, що подаються роботодавцем. Тож у такому випадку потрібно відсканувати трудову книжку навіть без останніх записів та завантажити скани на портал ПФУ

Ситуація третя. Працівник віддалено в Україні чи за кордоном й трудова книжка зберігається у роботодавця. Навіть у такому разі у роботодавця не має обов’язку подати скани трудової до порталу ПФУ. Але він може це зробити. Разом із тим працівник може надати заяву про видачу трудової книжки із пересиланням її на вказану у заяві адресу. Нагадаю, що зараз паперові трудові книжки можуть надсилатися навіть за кордон.

Скільки часу ПФУ опрацьовує скани трудових книжок та чи є встановлені строки

Варто відзначити, що передплатники повідомляють про затримку опрацювання фахівцями ПФУ поданих сканів трудових книжок. Якщо раніше статус про виконання з’являвся приблизно через два тижні. То зараз скани трудових залишаються не обробленими й 30, й 45 днів. Зауважу, що на нормативному рівні не встановлені строки для опрацювання ПФУ поданих сканів трудових. Тож через навантаження ситуація виглядає саме так.

До речі, можливо цей фактор також враховували при підготовці законопроєкту про продовження строку оцифрування трудових книжок. Слідкуйте за розвитком подій у розділі «Новини та статті».

Як правильно сканувати трудову книжку: які сторінки, дві трудові та вкладиш

Виникають питання у кадровиків та працівників безпосередньо при виготовленні самих сканів трудових.

Якщо у трудовій книжці відомості про роботу заповнені у розділі про заохочення та нагородження й це вже тривалі чи старі записи, то скануйте всі сторінки, де є записи. Виправити, на жаль, буде складно, тож подаємо вже як є.

Якщо у працівника виявилося дві трудові книжки, то скануємо й подаємо до ПФУ дві трудові книжки.

ПФУ нормально відноситься до таких ситуацій, що не одноразово підтверджували учасники наших безкоштовних вебінарів.

Якщо у працівника є трудова книжка та вкладиш до неї, то потрібно відсканувати та завантажити на порталі і трудову, і вкладиш.

Звісно, дотримуючись правила, – скануємо ті сторінки, де є записи.

Який розмір файлів допускається при завантаженні сканів трудової книжки

Вимога Пенсійного фонду – розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб. Доволі часто розмір усієї сканованої трудової книжки перевищує вказаний розмір. У такому разі варто розділити файл зі сканами на кілька окремих файлів й завантажити їх усі за один раз на порталі ПФУ.

Чи потрібно для підтвердження стажу додавати інші документи разом зі сканами трудової книжки

За замовченням до ПФУ потрібно передати скани саме трудової книжки. Проте, якщо у вас є сумніви щодо стажу й маєте підтвердний документ, то краще одразу зробити його скан та завантажити разом зі сканкопією трудової книжки. Яскравий приклад – навчання у виші до 2004 року. Цей період навчання зараховують до стажу, але доволі часто період навчання не вказаний у трудовій книжці. У такому разі можна зробити скан диплома й передати його. Якщо у дипломі немає строків навчання, то потрібно подати скани й додатку до диплому.

Чи потрібно повторно сканувати трудову книжку, якщо її вже подавали раніше

Якщо скани трудової книжки вже передавали до ПФУ у 2021 році, то повторно сканувати трудову у 2026 році не потрібно. Річ у тім, що сканування трудової книжки виконується тільки один раз. Проте не виключено, що від ПФУ будуть повідомлення про уточнення певних періодів. У такому разі завантажують скани додаткових документів, довідок чи виправлених сторінок паперової трудової книжки.

Висновки

Подати до ПФУ скани трудових книжок може працівник або роботодавець.
Сканувати потрібно усі сторінки трудової книжки, де є записи.
За необхідності разом зі сканами трудової книжки потрібно передати й скани інших документів, що підтверджують стаж.
Трудова книжка сканується та подається до Пенсійного фонду у повному розмірі один раз.

Брошури та чеклісти:

Золота колекція «Сканування трудової книжки, списки військового обліку та відомість – 2026, комплекс дій до 25.01 & Бронювання у січні: чекліст документів, алгоритми та поради»

Золота колекція «Списки і документи з ВО, сканування трудових, номенклатура справ: кадрово-військова підготовка – 2026»

Енциклопедія кадровика «Сканування трудових книжок: правила, особливості для працівників-пенсіонерів та робота після оцифрування»

Навігатор кадровика «Сканування трудових книжок до 10.06.2026: поради для роботодавця і працівника»

Статті та консультації на тему:

Сканування трудової книжки: новий дедлайн, зміни, дві трудові та процедура

Скануємо трудові книжки: розбір гарячих питань

ПФУ довго опрацьовує сканкопії трудової книжки: чи подавати їх заново

Оцифрування трудової книжки: що робити в нестандартних ситуаціях

Не чекайте 10 червня! Кому терміново сканувати трудові книжки у березні

Як і коли передавати сканкопію наказу на вебпортал ПФУ