Оцифрування трудової книжки: що робити в нестандартних ситуаціях

1. Порядковий номер місця трудових відносин
2. Запис про перейменування страхувальника
3. Записи про виправлення помилок
4. Записи, внесені іншою мовою
5. Запис про переведення на неповну зайнятість
6. Запис, якого немає в трудовій книжці

Розглянемо моменти, які не врегульовані чинним законодавством, зокрема, Порядком подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженим постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1 (далі – Порядок № 11-1). Зауважте, що більшість порад продиктована практикою. Якщо у вас є корисні кейси, поділіться ними в коментарях і ми додамо їх у статтю.

До речі, якщо хочете з’ясувати різницю між «скануванням» та «оцифруванням», то Людмила Смердова пояснює це на уроці 2 курсу «Сканування трудової книжки – встигнути до 10.06.2026: дії роботодавця і працівників, статуси та робота на ПФУ».

Порядковий номер місця трудових відносин

Порядковий номер місця трудових відносин – це унікальний номер підприємства або установи, однаковий для всіх записів паперового документа про трудові відносини по одному підприємству (установі), незалежно від зміни назви організації, що відбувалися в період перебування застрахованої особи у трудових відносинах з цим підприємством або установою.

Саме таке визначення надане на порталі ПФУ.

«Закриваємо» питання, пов’язані з цим реквізитом, які найчастіше виникають у кадровиків під час оцифрування:

Чи враховувати виші, центр зайнятості тощо?

Якщо виходити з визначення, яке наведене на порталі ПФУ, то можна зробити висновок, що порядковий номер вказує на місце роботодавця в трудовій діяльності працівника. Тобто, порядковий номер присвоюємо тільки роботодавцям.

Але оцифровують всі записи, внесені до трудової книжки, і, відповідно, треба визначати порядковий номер для всіх страхувальників.

Чи враховувати дані довідки ОК-5 для визначення порядкового номера?

Наприклад, поточний роботодавець вніс запис до трудової книжки працівника. Відповідно до даних трудової книжки він є 8-им страхувальником. Але якщо додатково подивитися довідку ОК-5, то виходить, що він – 13-й страхувальник.

На нашу думку, якщо оцифровуємо тільки трудову книжку, то джерелом інформації для визначення такого номера є саме трудова книжка працівника. Тому при оцифруванні трудової книжки поточному роботодавцю треба присвоїти порядковий номер місця трудових відносин – 8. Приклад розбирали тут.

А от якщо оцифровуємо додаткові документи, то для визначення порядкового номера місця трудових відносин можна використовувати й довідку ОК-5. Про це зазначали й у ПФУ.

Що буде, якщо визначити порядковий номер неправильно?

Неправильне визначення порядкового номера не створює проблем ні для працівника, ні для роботодавця. Штрафу не буде, стаж не «згорить», відомості прийме ПФУ.

Якщо виникають труднощі під час визначення порядкового номера місця трудових відносин, і ви не впевнені, який номер вказати, є можливість проставити «1». Деталі – тут.

Запис про перейменування страхувальника

Відповідно до п. 5 Порядку №11-1:

Скановані копії … мають містити всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи, у хронологічному порядку…

Отже, вважаємо, що й оцифровувати треба всі записи, в тому числі про перейменування страхувальника.

Для цього у реквізиті:

1. «Тип події» передбачено позначку «Заміна назви суб’єкта (яким вносяться зміни)». Але, на нашу думку, такий тип слід застосовувати, якщо змінилася назва поточного роботодавця, який і оцифровує записи. А щоб оцифрувати запис про зміну назви іншого суб’єкта, вважаємо, більш підійде позначка «Інформ. повідомлення з датою події»;
2. «Атрибут події» – Дата (проставляється автоматично);
3. «Дата події» – проставити дату перейменування;
4. «Текст події» – вносимо короткий текст про перейменування.

Записи про виправлення помилок

Поширена ситуація: в трудовій книжці працівника є запис про виправлення помилки. Тобто один запис було визнано помилковим (було неправильно зазначено назву посади та/або номер наказу), а далі вписано правильні дані. Варіанти виправлення помилок в трудовій книжці наведено у спеціальному Довіднику.

Як оцифровувати такий запис?

На практиці є три варіанти.

Варіант 1 – подати тільки сканкопії трудової книжки й не оцифровувати записи окремо. Найлегший і найбезпечніший варіант.

Варіант 2 – оцифрувати та внести виключно правильний запис. Формально правильний запис містить в собі дві дії:

1. скасовує неправильний запис;
2. вносить правильний запис.

Тож доцільно оцифровувати саме правильний запис. На нашу думку, фахівці ПФУ при опрацюванні звернення це також побачать, адже матимуть сканкопію трудової книжки.

Варіант 3 – внести два записи:

1. «неправильний» запис з позначкою типу події «Інформ. повідомлення з датою події»;
2. правильний запис.

Більше деталей – тут.

Записи, внесені іншою мовою

Не часто, але зустрічаються такі випадки, коли в україномовній частині запис внесено іншою мовою. На нашу думку, в цьому випадку безпечний варіант – це подати виключно сканкопії сторінок трудової книжки (без оцифрування).

Якщо все ж таки оцифровувати записи, то, вважаємо, логічним перекласти запис. Адже тоді саме таке формулювання має потрапити до графи 4 «Дата запису (за сканованими документами)» Відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб. Як перевірити, чи прийнято сканкопії трудової книжки, розповідали тут.

Водночас не виключаємо, що ПФУ прийме і записи без перекладу, в точній відповідності до трудової книжки. Зауважте, що свого часу ФПУ зазначала:

У разі подання відповідної заяви працівником запис може бути внесено однією з регіональних мов

Запис про переведення на неповну зайнятість

По-перше, нагадаємо, що повна або неповна зайнятість встановлюється. Це не переведення!

По-друге, зважайте, що до трудової книжки запис про встановлення повної (неповної) зайнятості не вноситься. Якщо все ж таки його було внесено і не скасовано, то, вважаємо, його слід оцифрувати.

На нашу думку, у реквізиті «Тип події» доцільно проставити «Інформ. повідомлення з датою події» і поставити дату.

Увага! Неправильно оцифровувати цей запис як переведення. Тобто зазначати саме переведення в реквізиті «Атрибут події»

Запис, якого немає в трудовій книжці

Поширена практика – коли треба оцифрувати записи, які не внесені до трудової книжки. Наприклад: запис про встановлення рангу, період військової служби чи відпустки по догляду за дитиною тощо.

Якщо треба внести такі записи, то:

1. окремо скануєте і додаєте підтвердний документ;
2. оцифровуєте запис за допомогою кнопки «Додати запис»;
3. в реквізиті «Тип події» проставляємо відповідну позначку «Строкова військова служба», «Догляд за дитиною до 3-х років», «Догляд за дитиною до 6-ти років», «Період набуття освіти», «Повідомлення про присвоєння рангу» тощо. Якщо відповідної позначки немає, але період входить до страхового стажу, слід проставити позначку «Період інш. події (врахов. до трудов. стажу)».

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

Мінікурси на тему:

Подання сканкопій трудової до ПФУ: працівник чи роботодавець, алгоритм їх дій

Сканування паперової ТК: накази, згода на обробку, організація у роботодавця

Порядковий номер місця трудових відносин в ЕТК: поради та рекомендації

Статті та консультації на тему:

Не чекайте 10 червня! Кому терміново сканувати трудові книжки у березні

Як і коли передавати сканкопію наказу на вебпортал ПФУ

Як перевірити: чи передані сканкопії трудової книжки (посібник в картинках)

Сканування / оцифрування трудової книжки: є реальні шанси, що строк продовжать

Як зробити сканкопію трудової книжки, щоб її прийняв ПФУ

Чи передавати ПФУ сканкопії усіх наказів про прийняття, переведення та звільнення

Скануємо трудові книжки: розбір гарячих питань

В трудовій книжці виправлено запис: чи оцифровувати помилкові дані

ФОПи (не)сканують трудові книжки працівників

Як дізнатися, чи прийняв ПФУ відскановані трудові книжки

Чи може роботодавець сканувати трудову книжку, яка зберігається у працівника

Оцифрування трудової книжки: чи перекладати записи, зроблені російською мовою

Порядковий номер місця трудових відносин: чи враховувати дані з ОК-5