Чи може роботодавець сканувати трудову книжку, яка зберігається у працівника

Трудова книжка зберігається у працівника. Чи зобов'язаний роботодавець відсканувати її до 10.06.2026?

157

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:

Роботодавець може, але не зобов’язаний сканувати трудову книжку.

У п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» вказано:

Установити, що включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом [з 10.06.2021 р. до 10.06.2026 р.] на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення, та центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин

Також у п. 2 постанові Правління ПФУ від 01.06.2022 № 8-3 визначено:

Установити, що відомості про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі подаються в будь-який період протягом п'яти років з дня набрання чинності Законом України від 05 лютого 2021 року № 1217-IX [з 10.06.2021 р. до 10.06.2026 р.]

Тобто, на передачу скан-копій паперових трудових книжок або їх оцифрування виділений строк до 10.06.2026 р. Проте штрафу за неподання скан-копій поки що немає.

У роботодавця немає безумовного обов’язку з оцифрування чи передачі скан-копій паперових трудових книжок працівників до ПФУ. Це може зробити й сам працівник (особливо, коли мова йде про працівника, паперова трудова книжка якого знаходиться у нього на зберіганні).

Загалом, скан-копії паперової трудової книжки можуть бути передані до ПФУ:

працівником, який звертається до ПФУ особисто, тобто очно;
працівником через кабінет застрахованої особи на порталі ПФУ;
роботодавцем/страхувальником або представником роботодавця/страхувальника (наприклад, інспектором з кадрів) через кабінет страхувальника на порталі ПФУ. При цьому способі подання скан-копій паперових трудових книжок застрахована особа уже має бути визначена у системі ПФУ як працівник у нового роботодавця. Тобто він можливий тільки після того, як щодо працівника буде подано Об’єднаний звіт. При чому сканувати трудови книжку слід один раз. Якщо вона ще не відсканована, то на прохання працівника, останній роботодавець може її відсканувати (усі заповнені сторінки) та подати до ПФУ.

Джерело: kadroland