Внесення змін до трудової книжки перед скануванням: як не втратити стаж через помилки

1. Виправлення на титульній сторінці трудової книжки
2. Печатка на титульній сторінці трудової книжки: коли це необхідно
3. Виправлення всередині трудової книжки
4. Практичні приклади виправлення помилок
5. Як діяти, якщо працівник звернувся за внесенням виправлення після довгої перерви
6. Як виправляти порушення нумерації
7. Висновки

Незважаючи на переведення обліку в електронний формат, у кадровиків залишаються певні обов'язки щодо ведення паперових трудових книжок, внесення змін до них та передачі сканкопій трудових книжок до Пенсійного фонду.

Період передачі сканкопій до Пенсійного фонду ще не завершено. Кадровики на практиці виявляють численні помилки в оформленні паперових трудових книжок. Тому, перш ніж розпочати передачу відомості з трудової книжки до Пенсійного фонду рекомендуємо провести її аудит на предмет актуальності та точності інформації, яка міститься у ній. Вивчайте все. На титульній сторінці особливу увагу зверніть на актуальність та правильність написання прізвища, імʼя та по батькові, дати народження. Обов’язково вивчіть записи у паперовій трудові книжці.

Нагадаємо, всі правила ведення та внесення змін до трудових книжок регулюються Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 №58 (далі – Інструкція №58). Це лишається головний документ, на основі якого кадровики повинні проводити всі зміни та виправлення у трудових книжках.

Виправлення на титульній сторінці трудової книжки

Титульна сторінка трудової книжки містить основні дані працівника: прізвище, ім’я, по батькові, дату народження.

Якщо ці дані були внесені неправильно, їх потрібно виправити за правилами, які регулюється п. 2.13 Інструкції. Виправлення здійснюється наступним чином:

1. Закреслення неправильного запису: Неправильний запис (наприклад, прізвище чи дата народження) закреслюється однією рискою.
2. Запис нового правильного запису: Поруч або зверху записується правильний запис (нове прізвище, ім’я чи дата народження).
3. Зазначення підстави для зміни: На зворотній стороні обкладинки трудової книжки потрібно вказати документ, на підставі якого були внесені зміни (паспорт, свідоцтво про шлюб тощо).
4. Завірення змін підписом: Зміни повинні бути підписані керівником підприємства або уповноваженою особою, засвідчені печаткою відділу кадрів (якщо така передбачена).

Наприклад, в трудовій книжці працівника було зазначено «Буткова», а правильне прізвище – «Будко», то запис «Буткова» закреслюється, а записується «Будко». На внутрішній обкладинці обов'язково вказується, що виправлення зроблено на підставі паспорта працівника, вказується серія та номер паспорта.

Згідно з Інструкцією № 58, зміни можуть вносити:

1. поточний роботодавець, якщо зміни стали відомі під час трудових відносин;
2. новий роботодавець, якщо зміни не були внесені попереднім роботодавцем, або якщо зміна стала відома після звільнення працівника.

Печатка на титульній сторінці трудової книжки: коли це необхідно

Печатка на титульній сторінці трудової книжки є обов'язковою лише за умови, що підприємство має печатку і це передбачено внутрішніми правилами підприємства. Згідно з п. 2.11 та п. 2.12 Інструкції № 58, печатка засвідчує правильність внесених даних про працівника, таких як прізвище, ім'я, по батькові, дата народження та дата початку роботи.

Зверніть увагу! Згідно з чинними вимогами Інструкції № 58, відсутність печатки на титульній сторінці трудової книжки не є підставою для відмови у прийнятті трудової книжки для обліку трудового стажу, якщо всі інші вимоги дотримано (правильність записів, підпис відповідальної особи)

Але! Помилки можуть бути допущені не тільки на титульній сторінці, а й всередині трудової книжки. Тому йдемо далі.

Виправлення всередині трудової книжки

Коли припуститися помилки всередині трудової книжки (наприклад, в записах про роботу, переведення, нагородження), правила виправлення відрізняються. В цьому випадку керуємося пунктами 2.6 та 2.10 Інструкції №58.

Неможливість закреслення: Ніякі записи всередині трудової книжки не можна закреслювати. Це стосується як ручних закреслень, так і використання коректора або підчищення.

Як виправляти: Якщо запис неправильний, потрібно в наступному рядку вписати новий запис. У графі 1 вказується порядковий номер нового запису, у графі 2 – дата внесення змін, у графі 3 – фраза «Запис за номером таким-то недійсний», і в графі 4 вказується реквізити наказу, на підставі якого було внесено зміну.

Ключові правила для виправлення:

1. Виправлення вносяться лише в наступному рядку.
2. Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження та заохочення і т.д. повинні повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження роботодавця (п. 2.9 Інструкції № 58).
3. Виправлення можуть здійснювати лише ті органи або роботодавці, які здійснили первинний запис (тобто новий роботодавець не має права вносити зміни до записів попереднього роботодавця).

Практичні приклади виправлення помилок

Неправильна назва посади

Припустимо, ви внесли помилку в назві посади. Наприклад, у наказі зазначено правильну посаду «менеджер з персоналу», але в трудовій книжці працівника помилково написали «менеджер з кадрів»

Як виправляти:

1. У графі 1 зазначаємо порядковий номер (наступний за попереднім).
2. У графі 2 вказуємо дату внесення виправлення. Наприклад, 30 січня 2026 року.
3. У графі 3 пишемо: «Запис за номером таким-то недійсний. Прийнятий на посаду менеджера з персоналу».
4. У графі 4 вказуємо номер і дату наказу, на підставі якого був внесений виправлений запис. Наприклад, «Наказ №12/к/тр від 30.01.2026».

Помилка в найменуванні підприємства

Припустимо, ви припустилися помилки в найменуванні підприємства при внесенні запису про прийняття на роботу. Наприклад, написали «Вікторі» замість «Вікторія»

Як виправляти:

1. У графі 1 вказуємо порядковий номер (наступний за попереднім).
2. У графі 2 вказуємо дату внесення виправлення.
3. У графі 3 пишемо: «Запис про товариство з обмеженою відповідальністю «Вікторі» недійсний. Товариство з обмеженою відповідальністю «Вікторія».

Помилка в реквізитах наказу: у випадку, коли в реквізитах наказу була допущена помилка, наприклад, вказали неправильний номер наказу. Припустимо, вказали «Наказ №40/к/тр» замість «Наказ №53/к/тр».

Як виправляти:

1. У наступному рядку в графі 1 зазначаємо порядковий номер.
2. У графі 2 вказуємо дату внесення змін.
3. У графі 3 пишемо: «Запис за номером таким-то недійсний». Й повторюємо сам запис, адже за умовами нашого прикладу він вірний.
4. У графі 4 зазначаємо правильний номер наказу, наприклад, «Наказ №53/к/тр від 01.02.2026».

Помилка в даті прийняття на роботу

Припустимо, ви прийняли працівника на роботу 27 лютого, але в трудовій книжці помилково вказали 26 лютого

Як виправляти:

1. У наступному рядку в графі 1 зазначаємо порядковий номер.
2. У графі 2 вказуємо правильну дату внесення виправлення.
3. У графі 3 пишемо: «Запис за номером таким-то недійсний. Прийнятий на посаду менеджера з персоналу з 27.02.2026 року».
4. У графі 4 вказуємо реквізити наказу, за яким був прийнятий працівник, наприклад, «Наказ №10/к/тр від 26.02.2026».

Помилка в підставі для звільнення

Припустімо при звільненні працівника було зазначено неправильну підставу, наприклад, звільнення за власним бажанням замість звільнення за угодою сторін

Тут варто підкреслити, що запис про звільнення може виправити тільки той роботодавець, що й вносив його.

Оскільки частіше за все помилки у записі про звільнення виявляють вже після його «закриття» (проставляння підпису та печатки), то при виправленні потрібно наново вказати найменування підприємства. А потім також завірити такий запис підписом керівника або відповідальної особи та печаткою підприємства.

Як виправляти:

1. У наступному рядку в графі 1 зазначаємо порядковий номер.
2. У графі 2 вказуємо дату внесення змін.
3. У графі 3 пишемо: «Запис за № 8 недійсний. Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України».
4. У графі 4 вказуємо номер і дату наказу, на підставі якого було зроблено зміни.

Помилка в записах про переведення

До трудової книжки працівника випадково внесли запис про переведення, що не відповідало дійсності (стосувалося іншого працівника) і потрібно це виправити

Як виправляти:

1. У наступному рядку в графі 1 зазначаємо порядковий номер.
2. У графі 2 вказуємо дату внесення змін.
3. У графі 3 пишемо: «Запис за номером таким-то недійсний, внесений помилково».
4. У графі 4 не заповнюємо нічого, оскільки це помилковий запис.

Як діяти, якщо працівник звернувся за внесенням виправлення після довгої перерви

Якщо працівник звертається за внесенням виправлення після тривалого часу (наприклад, через кілька років після звільнення), він має право на виправлення помилок у трудовій книжці. Роботодавець має надати працівнику необхідну допомогу і внести правильні записи згідно з Інструкції № 58.

Як виправляти порушення нумерації

Зверніть увагу! Інструкція № 58 пояснює, як виправляти записи про роботу, переведення, нагородження, але не порядкові номери. Оскільки нумерація не впливає на стаж, її можна не виправляти

Наводимо приклад, але можна обійтись і без цього.

Наприклад, у вас є два записи під номером «7»: один – про прийняття на роботу, інший – про переведення (18.02.2026). Ось як буде виглядати виправлений рядок:

1. Графа 1: номер «8» (правильний).
2. Графа 2: дата внесення змін.
3. Графа 3: запис «Запис за номером 7 від 18.02.2026 року недійсний. Переведений на посаду начальника відділу маркетингу».
4. Графа 4: реквізити наказу (номер і дата наказу лишаються без змін).

Висновки

1. Кадровики зобов'язані дотримуватись Інструкції № 58 при внесенні змін до трудових книжок.
2. Виправлення на титульній сторінці здійснюється шляхом закреслення неправильного запису і внесення нового.
3. Виправлення всередині трудової книжки виконуються шляхом внесення нових записів без закреслень.
4. Виправлення на титулці може виконати поточний роботодавець, а ось уточнити запис у трудовій книжці може тільки той роботодавець, який вносив його.
5. Помилки у заповненні паперової трудової книжки можуть призвести до відмови Пенсійного фонду у прийнятті відомостей з неї.

Наталія ВОВЧЕНКО, редактор kadroland

Довідники на тему:

Зразки із внесенням записів до паперової трудової книжки

Виправлення помилкових записів у трудовій книжці

Брошури та чеклісти:

Помічник кадровика «Трудова книжка – електронна та паперова: особливості ведення та виправлення записів»

Помічник кадровика «Трудова книжка та відомості до ПФУ – 2025: актуальні кейси»

Статті та консультації на тему:

Паперові трудові книжки: особливості внесення записів

Трудова книжка у 2025 році: зберігання, записи, електронне наповнення

Алгоритм внесення запису в паперову трудову книжку: допомога кадровикам

Помилка в трудовій книжці працівника, якого приймають на роботу: як виправити

Виправляємо помилки у трудовій книжці