Професії від Kadroland.Academy

Виправлення помилки в нумерації вихідної кореспонденції: що робити при пропуску номерів у журналі

Як діяти якщо в журналі реєстрації вихідної кореспонденції пропущено 100 номерів? Секретар реєструвала листи і зробила помилку - після номеру 1889 вказала наступним номер 1990 і далі продовжила нумерацію 1991,1992.... Виявили помилку тільки через тиждень. Після того вже багато листів було зареєстровано. Як правильно вийти з ситуації?

1

45

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати

👆 Таке питання надійшло до сервісу «AI-Консультант». Наш AI-Консультант проаналізував ситуацію та надав детальну відповідь 🤖, яку перевірили експерти редакції:


Пронумеровані вже листи не перенумеровуйте, пропущені номери 1890-1989 не використовуйте і зафіксуйте цю технічну помилку в підсумковому записі журналу за рік, за потреби – окремою службовою запискою/наказом усередині установи.


Обґрунтування


  1. Перенумеровувати зареєстровані документи не можна. Номер вихідного документа вже проставлений у самому листі, на копіях та, можливо, у кореспонденції з контрагентами. Його зміна створить розбіжності між журналом і фактично розісланими документами, що суперечить вимогам впорядкованого діловодства, установленим Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін'юсту від 18.06.2015 № 1000/5.
  2. Пропущені номери вважаються такими, що не використовувалися. У внутрішній практиці реєстрації документів пропущені номери не «надають» заднім числом і не присвоюють іншим документам. Їх просто залишають вільними, а нумерацію продовжують далі у тому вигляді, як вона вже пішла.
  3. Фіксуємо помилку в підсумковому записі журналу. Наприкінці календарного року журнал реєстрації закривають підсумковим записом, де вказують кількість зареєстрованих документів та наявні пропуски чи дублювання номерів. Рекомендується прямо зазначити, що номери 1890-1989 пропущено через технічну помилку при реєстрації.
  4. Додатково можна оформити внутрішній документ. Для власного захисту й пояснення можна скласти коротку службову записку або наказ керівника про виявлену технічну помилку в нумерації та спосіб її фіксації без перенумерації вже зареєстрованих листів.


За такого підходу журнал зберігає послідовність записів, а пропуск 100 номерів буде документально пояснений і не створить юридичних ризиків.


Читайте більше:


Чи обов’язково на підприємстві вести журнали реєстрації наказів з кадрових питань та заяв працівників

Номенклатура справ структурного підрозділу (ч.3): відділ кадрів

Розпорядження чи наказ у 2026 році: що потрібно для покладення обов'язків чергового працівника на період відпустки

ЗАТВЕРДЖЕНО чи ЗАТВЕРДЖУЮ: який гриф правильно використовувати у штатному розписі

Номенклатура справ структурного підрозділу (ч.2): бухгалтерія

1

45

2

9

1

63

1

35

2

190

1

236

3

2913

2

2947

2

5284

3

514

3

990

3

4186

2

420

4

7226

2

846

2

167

2

74

3

534

5

648

1

1044