Номенклатура справ структурного підрозділу (ч.3): відділ кадрів

1. Призначення номенклатури справ відділу кадрів
2. Хто відповідає за розроблення НС відділу кадрів та контроль кадрового діловодства
3. Особливості розташування і формулювання заголовків кадрових справ та визначення строків їхнього зберігання
4. Зразок номенклатури справ відділу кадрів

Частина 1, частина 2, частина 3 – ви зараз тут

Призначення номенклатури справ відділу кадрів

У відділі кадрів накопичуються та зберігаються документи, що фіксують трудову діяльність працівників, забезпечують їхні соціально-правові гарантії, підтверджують стаж та є підставою для призначення пенсій. І чим чисельнішим є штат працівників – тим більшим стає обсяг документації з керування персоналом (розд. 5 Класифікатора управлінської документації (НК 010:2021)).

Щоб належним чином упорядкувати цей специфічний і об’ємний масив документів, забезпечити їх облік, правильне групування у справи й оперативний пошук потрібної інформації, кадрова служба повинна мати власну номенклатуру справ (далі – НС).

Хто відповідає за розроблення НС відділу кадрів та контроль кадрового діловодства

Нагадаємо, що порядок розроблення, підписання та візування НС структурного підрозділу визначено у п. 8 гл. 1 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на товариствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

У відділі кадрів, так само як і в інших структурних підрозділах, організація діловодства покладається на призначену наказом керівника товариства особу, в посадовій інструкції якої зазначаються ці обов’язки (абз. 2 п. 7 розд. І Правил № 1000/5), зокрема й обов’язок щодо складення, ведення й закриття НС відділу.

Контроль за оформленням на належному рівні кадрових документів, а також організацію кадрового діловодства та зберігання документів у відділі кадрів здійснює його керівник (абз. 2 п. 6 розд. І Правил № 1000/5).

Отже, з урахуванням норм законодавства НС відділу кадрів має бути:

1. розроблена не пізніше 15 листопада поточного року працівником, відповідальним за кадрове діловодство, на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності відділу кадрів;
2. підписана начальником відділу кадрів;
3. завізована керівником архіву товариства (посадовою особою, відповідальною за архів).

Проте зауважимо, що штрафів за порушення терміну розроблення НС структурного підрозділу законодавством не передбачено.

Раді повідомити, що вийшов авторський відеокурс Олени Загорецької Усе про номенклатуру справ: покрокове складання, практичні зразки та підсумковий запис. У ньому детально пояснено всі етапи розроблення НС: з чого почати, з ким погоджувати, коли затверджувати. Радимо до перегляду. Якщо виникатимуть додаткові питання – залишайте їх автору під відеокурсом. Жодне питання не залишиться без відповіді

Особливості розташування і формулювання заголовків кадрових справ та визначення строків їхнього зберігання

Заголовки справ у НС відділу кадрів варто розташувати в такій послідовності:

1. організаційна документація, що стосується основної діяльності відділу, зокрема регламентує порядок роботи з кадрами (персоналом) та військового обліку;
2. розпорядча документація;
3. документи з обліку кадрів, зокрема особові справи, особові картки, трудові книжки працівників тощо;
4. документи про встановлення правил внутрішнього трудового розпорядку та фіксацію фактів порушення трудової дисципліни;
5. документи з обліку різних видів відпусток працівників;
6. реєстраційні форми (журнали реєстрації, книги обліку, картотеки, автоматизовані бази даних).

Нагадаємо, що для формулювання заголовків справ з кадровими документами та визначення строків зберігання цих справ слід застосовувати Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5), що є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання усіма юридичними особами незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.

У НС відділу кадрів потрібно передбачити дві окремі справи для формування і зберігання кадрових наказів: одну – тривалого строку зберігання, іншу – тимчасового, як цього вимагає законодавство (абз. 2 п. 6 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5).

Втім, справ з оригіналами кадрових наказів може бути й більше, оскільки накази можна групувати за окремими кадровими питаннями. Наприклад, можна передбачити окрему справу із заголовком

Так само має бути й кілька окремих журналів для реєстрації відповідних кадрових наказів, що мають різний строк зберігання (абз. 11 п. 2 гл. 3 розд. ІІІ Правил № 1000/5).

Відділ кадрів може передбачити у своїй НС справи з копіями документів, що необхідні їм у роботі, наприклад:

При цьому оригінали відповідних документів зберігатимуться в інших структурних підрозділах. Як правильно сформулювати заголовки справ, що містять копії документів, визначити строки їхнього зберігання та чи потрібно робити посилання на статті Переліку № 578/5 у графі 4 НС відділу кадрів, читайте тут.

Інші локальні нормативні документи, зокрема положення про: підбір персоналу, адаптацію новоприйнятих працівників, відрядження, надання відпусток тощо, затверджені наказом керівника підприємства, у справі відділу кадрів також можуть бути передбачені лише у вигляді засвідчених належним чином копій. Оскільки оригінали цих нормативних документів зберігають у справі з наказами з основної діяльності підприємства, як невіддільні додатки до них.

У цю ж справу можна долучити й копію штатного розпису підприємства, якщо вона потрібна для роботи відділу кадрів.

Посадові та робочі інструкції затверджуються безпосередньо керівником підприємства, тому їх оригінали групують та зберігають у справі відділу кадрів, а от їх копії навпаки будуть передбачені у НС інших структурних підрозділах.

При цьому посадові та робочі інструкції можуть бути передбачені в одній справі, якщо вони мають однаковий строк зберігання. Нагадаємо, що для переважної більшості працівників строк зберігання цих інструкцій становить 5 років після заміни новими згідно зі ст. 43 Переліку № 578/5. Водночас якщо у штаті підприємства передбачені посади наукових працівників та/або професії працівники, які працюють на важких роботах, на роботах із шкідливими і небезпечними умовами праці, то їх посадові або робочі інструкції групують в окрему справу і вносить до НС під окремим індексом, оскільки ця справа має тривалий строк зберігання – 75 років згідно з приміткою до ст. 43 Переліку № 578/5.

Особові справи працівників у НС передбачають під одним індексом за умови, що вони мають однаковий строк зберігання відповідно до ст. 493 Переліку № 578/5. Тим часом при закритті НС за поточний рік кожну особову справу рахують як окрему одиницю зберігання. При чому справи звільнених працівників рахують як завершені, а інших працівників – як перехідні, оскільки вони будуть вестися й у наступному році також.

У НС відділу кадрів можна передбачити окремий підрозділ для справ з військового обліку, як це показано у зразку.

Зразок номенклатури справ відділу кадрів

Зразок номенклатури справ відділу кадрів

Наприкінці НС кожного структурного підрозділу радимо залишати кілька резервних рядків на той випадок, якщо протягом 2027 року доведеться вносити до них додаткові справи.

Згідно з вимогою законодавства протягом року структурні підрозділи забезпечують ведення НС, зокрема за необхідності вносять до них за погодженням зі службою діловодства та архівом (посадовою особою, відповідальною за архів) нові справи, не передбачені чинною НС, застосовуючи при цьому резервні номери наприкінці НС (п. 19 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5).

Шаблони та зразки документів:

Номенклатура справ відділу діловодства

Номенклатури справ бухгалтерії

Номенклатура справ відділу кадрів на 2027 рік

Номенклатура справ

Зведена номенклатура справ

Читайте більше:

Номенклатура справ структурного підрозділу (ч.1): відділ діловодства

Номенклатура справ структурного підрозділу (ч.2): бухгалтерія

Номенклатура справ 2025 / 2026: що (не) потрібно робити до 15.11.2025

Номенклатура справ з військового обліку на 2026 рік

Номенклатура справ підприємства: для чого потрібна та як скласти

Номенклатура справ: ТОП-4 кейси про обов’язковість, оформлення та відповідальність