
Діловодство
28.10.2026
Чи обов’язково на підприємстві вести журнали реєстрації наказів з кадрових питань та заяв працівників
Чи обов’язково на підприємстві вести журнали реєстрації наказів з кадрових питань та заяв працівників?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Обов’язковою є реєстрація кадрових документів, а от вести для цього саме паперові журнали законодавство не вимагає.
Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5), передбачають, що службовий документ, отриманий установою або створений нею, у тому числі для внутрішнього користування, вважається внесеним до документаційного фонду установи з моменту його реєстрації.
При цьому реєстрація полягає у фіксації облікових даних про документ за встановленою на підприємстві реєстраційною формою та присвоєнні документу реєстраційного індексу.
Отже, накази з кадрових питань та заяви працівників потрібно реєструвати.
А ось форму такої реєстрації підприємство може обрати самостійно.
Пункт 7 глави 3 розділу ІІІ Правил № 1000/5 передбачає три форми реєстрації документів:
- журнальну;
- карткову;
- автоматизовану – з використанням спеціальних комп’ютерних програм.
Мало того, самі Правила № 1000/5 зазначають, що журнальну форму доцільно застосовувати лише в установах з обсягом документообігу до 600 документів на рік.
Тому вимоги обов’язково мати на підприємстві саме паперовий «Журнал реєстрації кадрових наказів» або «Журнал реєстрації заяв працівників» законодавство не містить.
Головне – щоб підприємство забезпечило належну реєстрацію таких документів та могло встановити, коли документ було створено або отримано, який реєстраційний індекс йому присвоєно та до якого документаційного фонду він належить.
Зверніть увагу і на реєстрацію наказів з кадрових питань.
Такі накази мають різні строки зберігання, тому їх не варто реєструвати одним суцільним масивом. Накази з кадрових питань тривалого строку зберігання та накази тимчасового строку зберігання формують у різні справи. Відповідно, на практиці для них доцільно передбачити окрему реєстрацію та різні літерні індекси.
Правила № 1000/5 прямо дозволяють для розрізнення груп наказів з кадрових питань додавати до їх порядкового номера літерний індекс, а систему таких індексів підприємство розробляє самостійно.
Наприклад:
№ 15/к/тр – для наказів тривалого строку зберігання;
№ 27/к/тм – для наказів тимчасового строку зберігання.
Конкретні позначення можуть бути іншими – їх підприємство визначає самостійно у своїй інструкції з діловодства.
Щодо заяв працівників ситуація аналогічна.
Заява працівника, яка надходить роботодавцю та стає підставою для прийняття кадрового рішення, є документом, який необхідно належним чином облікувати. Тому заяви також реєструють відповідно до прийнятої на підприємстві системи діловодства.
Шаблони та зразки документів:
Журнал реєстрації наказів з основної діяльності
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання
Читайте більше:
Немає Журналу обліку особових справ: чи можна виправити ситуацію зараз
Трудова книжка
06.11.2026
Працювали роками, але стаж можуть не зарахувати: як виправити помилку в електронній трудовій книжці
Помилка в електронній трудовій книжці може коштувати частини страхового стажу та вплинути на розмір майбутньої пенсії. Тому важливо вчасно перевірити записи про роботу та сплату внесків. Як знайти неточність і виправити її, пояснили у ПФУ

Соціальне страхування / Пенсії
06.11.2026
Доплата за понаднормовий стаж до пенсії у 2026 році: скільки платять за кожен додатковий рік
Пенсіонери можуть отримувати доплату за кожен повний рік страхового стажу понад установлену норму. У 2026 році максимальна доплата за один рік становить 25,95 грн. Хто має право на таку надбавку, скільки років стажу потрібно чоловікам і жінкам та як змінюється розрахунок після звільнення з роботи – у роз’ясненні ПФУ

Інше
06.11.2026
Які документи подавати до ТЦК для постановки або зняття транспортного засобу з військового обліку
Для реєстрації, перереєстрації або зняття з обліку транспортного засобу підприємству потрібно отримати в ТЦК та СП довідку з відповідною відміткою. Для цього представник підприємства подає заяву та пакет документів. Водночас єдиного нормативно визначеного переліку документів для отримання такої довідки немає, тому вимоги ТЦК можуть відрізнятися

Відпустки
06.11.2026
Працівника призвали на військову службу: що робити з невикористаною відпусткою
Працівника призвали на військову службу, а невикористані дні відпустки залишилися. Він може отримати грошову компенсацію без звільнення, якщо належить до визначених законом категорій і вчасно подасть заяву. Далі про все докладно

Воєнний стан
06.11.2026
Зупинили представники ТЦК: 5 кроків, які потрібно зробити та що перевірити
Що робити, якщо на вулиці зупинили представники ТЦК та СП? Як перевірити їхні повноваження, що підготувати з документів і на що звернути увагу під час вручення повістки? П’ять основних кроків – у пам’ятці

Відпустки
06.11.2026
Графік відпусток на 2027 рік: навіть для трьох працівників складати обов’язково
Навіть якщо на підприємстві працюють лише троє людей, графік відпусток на 2027 рік складати обов’язково. Коли його потрібно затвердити, хто має право самостійно обирати час відпочинку та чи може роботодавець змінити вже погоджені дати? Правила для роботодавців і кадровиків – у роз’ясненні Мін’юсту

Бронювання
06.11.2026
Статус критичності спливає, а Координаційний центр не працює: критичність і бронювання можуть продовжити до 01.02.2027
Координаційний центр з організації бронювання досі фактично не розпочав роботу, хоча нова процедура визначення критично важливих підприємств уже діє. Через це підприємства ризикують втратити статус критичних і бронювання працівників не через невідповідність критеріям, а через затримку державної процедури. Українська Рада Бізнесу звернулася до Уряду з вимогою автоматично продовжити статуси критичності та відстрочки працівників до 1 лютого 2027 року

Бронювання
06.11.2026
Як зняти бронь, якщо виповнилося 60 років: автоматично чи через «Дію»
За загальним правилом, якщо військовозобов'язаному виповнюється 60 років, він автоматично виключається з військового обліку. А що робити з бронюванням: анулювати самостійно чи воно анулюється автоматично? Про технічну реалізацію цього моменту ми запитали у «Дії»

Прийняття
06.11.2026
Прийняття на роботу з випробувальним строком: заява + наказ
Випробування під час прийняття на роботу встановлюється за взаємною згодою працівника та роботодавця відповідно до ст. 26 КЗпП України. Розглянемо, як правильно зазначити умову про випробування в заяві про прийняття на роботу та наказі про прийняття.

Відповідальність / Перевірки
06.11.2026
Рік без перевірок і 6 послаблень для бізнесу: що пропонує законопроєкт №16213
Для бізнесу, який зазнав збитків через російські удари, пропонують запровадити сім заходів підтримки. Серед них – мораторій на планові перевірки, повернення ПДВ та акцизу за знищений товар і звільнення від відновлення згорілих документів

Охорона праці
06.11.2026
Безпечний простір на підприємстві: ДСНС оприлюднила алгоритм облаштування
ДСНС визначила алгоритм вибору та облаштування безпечних просторів у будівлях. Балансоутримувачам рекомендують оцінити стан конструкцій, ризики від вибухової хвилі, доступність виходів та умови перебування людей. Які критерії потрібно врахувати та як документально оформити рішення?












