Безкоштовний вебінар: Бронювання та критичність, перевірки ДСНС і Держпраці & Зарплатні зміни-2027, помилки в об’єднаній звітності

Чи обов’язково на підприємстві вести журнали реєстрації наказів з кадрових питань та заяв працівників

Чи обов’язково на підприємстві вести журнали реєстрації наказів з кадрових питань та заяв працівників?

4

878

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Обов’язковою є реєстрація кадрових документів, а от вести для цього саме паперові журнали законодавство не вимагає.

Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5), передбачають, що службовий документ, отриманий установою або створений нею, у тому числі для внутрішнього користування, вважається внесеним до документаційного фонду установи з моменту його реєстрації.


При цьому реєстрація полягає у фіксації облікових даних про документ за встановленою на підприємстві реєстраційною формою та присвоєнні документу реєстраційного індексу.


Отже, накази з кадрових питань та заяви працівників потрібно реєструвати.


А ось форму такої реєстрації підприємство може обрати самостійно.


Пункт 7 глави 3 розділу ІІІ Правил № 1000/5 передбачає три форми реєстрації документів:


  1. журнальну;
  2. карткову;
  3. автоматизовану – з використанням спеціальних комп’ютерних програм.


Мало того, самі Правила № 1000/5 зазначають, що журнальну форму доцільно застосовувати лише в установах з обсягом документообігу до 600 документів на рік.


Тому вимоги обов’язково мати на підприємстві саме паперовий «Журнал реєстрації кадрових наказів» або «Журнал реєстрації заяв працівників» законодавство не містить.


Головне – щоб підприємство забезпечило належну реєстрацію таких документів та могло встановити, коли документ було створено або отримано, який реєстраційний індекс йому присвоєно та до якого документаційного фонду він належить.

Зверніть увагу і на реєстрацію наказів з кадрових питань.


Такі накази мають різні строки зберігання, тому їх не варто реєструвати одним суцільним масивом. Накази з кадрових питань тривалого строку зберігання та накази тимчасового строку зберігання формують у різні справи. Відповідно, на практиці для них доцільно передбачити окрему реєстрацію та різні літерні індекси.


Правила № 1000/5 прямо дозволяють для розрізнення груп наказів з кадрових питань додавати до їх порядкового номера літерний індекс, а систему таких індексів підприємство розробляє самостійно.


Наприклад:


№ 15/к/тр – для наказів тривалого строку зберігання;

№ 27/к/тм – для наказів тимчасового строку зберігання.


Конкретні позначення можуть бути іншими – їх підприємство визначає самостійно у своїй інструкції з діловодства.

Щодо заяв працівників ситуація аналогічна.


Заява працівника, яка надходить роботодавцю та стає підставою для прийняття кадрового рішення, є документом, який необхідно належним чином облікувати. Тому заяви також реєструють відповідно до прийнятої на підприємстві системи діловодства.


Шаблони та зразки документів:


Журнал реєстрації наказів з основної діяльності

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання


Читайте більше:


Немає Журналу обліку особових справ: чи можна виправити ситуацію зараз

Журнали реєстрації заяв та наказів: зразки та шаблони

Чи можна вести журнал обліку кадрових наказів у Word

4

878

1

16

1

37

2

83

3

25

3

54

5

130

3

87

4

164

6

156

2

234

2

85

4

620

2

2429

2

122

4

1886

5

390

4

142

5

229

4

226

6

321