Період навчання у стажі: як підтвердити, коли зараховується, які записи мають бути у ТК, сканування

1. Особливості обчислення страхового стажу
2. Період навчання у стажі до 01.01.2004
3. Як подати скани документів до ПФУ
4. Період навчання і страховий стаж з 01.01.2004
5. Записи до трудових книжок студентів: сучасний етап
6. Висновки

Особливості обчислення страхового стажу

Страховий стаж – це період, протягом якого особа підлягала загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванню і за який були сплачені страхові внески.

Особливості зарахування періодів навчання до страхового стажу залежать від дати – до чи після 1 січня 2004 року, коли набув чинності Закон України від 09.07.2003 № 1058-IV «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» (далі – Закон № 1058).

У роз’ясненні Головного управління ПФУ у Чернівецькій обл. вказано:

… нормами Закону №1058 визначено, що з 01.01.2004 страховий стаж обчислюється за даними персоніфікованого обліку, а за період до набрання чинності Закону №1058 – на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством, що діяло раніше (підстава – трудова книжка або інші документи, які підтверджують періоди роботи, навчання, військової служби, догляду за дитиною та інші).

Також слід враховувати, що навчання у виші зараховується до страхового стажу для цілей призначення пенсії, але не в усіх випадках.

Період навчання у стажі до 01.01.2004

У роз’ясненні ПФУ вказано:

До 01.01.2004 періоди навчання за денною формою здобуття освіти у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах (крім періоду навчання за денною формою здобуття освіти на підготовчих відділеннях у закладах вищої освіти), в училищах і на курсах з підготовки кадрів, підвищення кваліфікації та перекваліфікації, в аспірантурі, докторантурі і клінічній ординатурі зараховуються до стажу роботи.

Період навчання у виші за денною формою до 01.01.2004 зараховується до стажу за наявності підтвердних документів

Які самі підтвердні документи мають бути? Про них згадано у роз’ясненні Головного управління ПФУ у Чернівецькій обл.

Так ось у загальному випадку для підтвердження періоду навчання у виші достатньо коректно внесеного запису до паперової трудової книжки. У записі мають відображатися назва документа (диплом), його номер та дата видачі.

Якщо у трудовій книжці працівника є запис про навчання до 01.01.2004, то для того, щоб цей період потрапив у стаж, необхідно подати сканкопії трудової книжки до ПФУ.

Також рекомендується надати й скан диплома до ПФУ. Це можна зробити одразу із передачею сканкопій трудової книжки або згодом.

Враховуйте нюанс! Якщо диплом про освіту оформлений, наприклад, на прізвище Кривко, а чинне прізвище застрахованої особи – Бутко, то для зарахування періоду навчання (до 01.01.2004) потрібно підтвердити, що диплом належить саме цій особі. Для цього подайте також документи, які засвідчують зміну прізвища (свідоцтво про шлюб, про розірвання шлюбу тощо).

Як подати скани документів до ПФУ

Увійдіть до кабінету страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі ПФУ, використовуючи кваліфікований електронний підпис. У меню зліва виберіть «Комунікації з ПФУ» → «Відомості про трудові відносини» або «Відомості про трудову діяльність робітника».

Заповніть необхідні поля та прикріпіть скановані копії документів (трудової книжки, за необхідності – диплому про навчання у виші та свідоцтва про шлюб / розлучення).

Якщо у дипломі немає дати початку навчання, додайте також скановану копію додатка до диплома.

Далі слід підписати КЕП та надіслати до ПФУ.

Увага! Після подання сканів трудової, диплому можуть прийти зауваження від ПФУ надати додаткові документи, що підтверджують період навчання (наприклад, довідку).

Слідкуйте за статусами та повідомленнями від ПФУ.

Докладно про сканування трудових книжок розповідаємо на курсі «Сканування трудової книжки: дедлайн, дії роботодавця, статуси та робота на ПФУ»

Період навчання і страховий стаж з 01.01.2004

Відповідно до Закону України від 03.12.2025 № 4697-IX «Про внесення змін до деяких законів України щодо зарахування до страхового стажу періоду незаконного звільнення працівника» період навчання у вищих навчальних закладах не входить до страхового стажу, адже студенти не належать до категорії осіб, які підлягають обов’язковому пенсійному страхуванню.

Після 01.01.2004 періоди навчання зараховуються до страхового стажу лише за умови, що за цей період сплачувалися внески у відповідному розмірі. Наприклад, особа навчалася і працювала й саме за місцем роботи здійснювалася сплата внесків. Або інший спосіб – самостійно сплатити ЄСВ за період навчання.

Записи до трудових книжок студентів: сучасний етап

Раніше ми з’ясували, що зараз період навчання у виші не зараховується до стажу. Тому фактично внесення запису про навчання у сучасних умовах – скоріше формальність. Далі розглянемо, як вносять записи про навчання до трудової книжки.

Для цього слід пам’ятати, що ст. 24 КЗпП передбачає: трудова книжка може бути оформлена вперше за вимогу громадянина. А у ст. 48 КЗпП визначено, що записи до паперової трудової книжки, що зберігається у працівника, вносяться на вимогу самого працівника. При цьому у вказаній статті не йдеться про запис про навчання.

Проте й досі застосовується Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 (далі – Інструкція № 58), яка передбачає внесення запису про навчання до паперової трудової книжки.

Тож, якщо до вас звернувся працівник із проханням внести запис про навчання до його трудової книжки, то раціонально піти на зустріч. Отже, маємо кілька ситуацій.

Перша, якщо на підприємство працевлаштовується студент вишу (або учень закладу фахової передвищої освіти) і це його перше місце роботи, то оформлюємо йому трудову книжку, як звичайному працівнику з першим місцем працевлаштування. Звісно, якщо є вимога про це. Але запис про навчання не вносимо, адже підстави для внесення (диплому) ще немає.

До речі, працівник може не бажати оформлювати трудову книжку – це не порушення

Друга, якщо на підприємство працевлаштувався молодий спеціаліст (тобто, вже є документ про здобуту освіту), це його перше місце роботи. У цьому випадку роботодавець також зобов’язаний на його вимогу оформити трудову книжку (ч. 3 ст. 48 КЗпП). Відповідно до п.п. 2.18, 2.19 Інструкції № 58 для студентів, які раніше не працювали та у зв’язку із цим не мали трудових книжок, відомості про час навчання, вносить підприємство, де надалі вони будуть працювати. Записи вносять до трудової книжки до занесення відомостей про роботу на підприємстві (абз. 2 п. 2.19 Інструкції № 58). Тобто, до внесення запису про прийняття на роботу, роботодавець має внести запис про навчання на підставі диплома. Запис про час навчання вносять окремим рядком із посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів. Засвідчувати підписом та печаткою такий запис не потрібно.

Третя, якщо студент до початку навчання працював, тобто, перший роботодавець оформив йому трудову книжку та зробив записи про прийняття та звільнення. Далі йде запис про прийняття на вашому підприємстві. Вважаємо, на вимогу працівника можна внести запис про навчання.

Висновки

1. До 01.01.2004 періоди навчання у виші на денній формі зараховуються до страхового стажу за умови наявності документів, що підтверджують цей період (запис у трудовій книжці, дипломи тощо).
2. Для підтвердження стажу потрібно подати сканкопії паперової трудової книжки (із записом про навчання), а також скани диплома та додатка до диплома (за потреби) через кабінет страхувальника або застрахованої особи на порталі ПФУ.
3. Після 01.01.2004 періоди навчання у виші не зараховуються до страхового стажу, якщо за цей період не сплачувалися відповідні внески.

Джерело: kadroland

Брошури та чеклісти:

Зразки із внесенням записів до паперової трудової книжки

Статті та консультації на тему:

Як вносити запис про навчання до трудової книжки працівника

Паперові трудові книжки: навігатор від оформлення до видачі

Чи сканувати записи в трудовій книжці після 10.06.2021

Як реагувати на повідомлення від ПФУ після подання сканкопій трудової книжки