Сканування трудової книжки: новий дедлайн, зміни, дві трудові та процедура

1. Який дедлайн сканування трудових книжок та чи продовжать строки після 10.06.2026
2. Хто може подати скани трудової книжки до ПФУ: працівник чи роботодавець
3. Чи можуть ФОП-роботодавці передавати скани трудових книжок своїх працівників
4. Що робити, якщо втрачено зв’язок «працівник – роботодавець» у кабінеті ПФУ
5. Як передати скани трудової книжки за мобілізованого працівника та які плануються зміни
6. Як правильно сканувати трудову книжку: які сторінки враховувати та що робити з помилками
7. Яка процедура подання сканів трудової книжки через портал ПФУ
8. Висновки

Який дедлайн сканування трудових книжок та чи продовжать строки після 10.06.2026

Передати скани трудових книжок потрібно до 10 червня 2026 року. У Верховній Раді зареєстрований законопроєкт, який передбачає продовження строку сканування трудових книжок, а саме протягом воєнного стану та плюс три роки після його скасування чи припинення.

Комітету соціальної політики та захисту прав ветеранів доручено напрацювати нову редакцію законопроєкту, але вона на момент підготовки випуску не оприлюднена. Раджу слідкувати за долею цього законопроєкту у розділі «Новини та статті» на kadroland та на наших щотижневих вебінарах.

Хто може подати скани трудової книжки до ПФУ: працівник чи роботодавець

Передати скани трудових книжок до Пенсійного фонду може сам працівник або роботодавець. Для роботодавця не встановлений безумовний обов’язок щодо оцифрування. У працівника є два способи оцифрування – передати скани через кабінет застрахованої особи або звернутися безпосередньо до відділення ПФУ. Щодо другого способу нам відомі випадки, коли фахівці фонду, на жаль, відмовляли в такій опції.

Роботодавець передає скани трудових книжок виключно своїх працівників через кабінет страхувальника на порталі Пенсійного фонду.

Також зверніть увагу на нещодавні новини, адже планується чимало змін щодо оцифрування трудових книжок. Читати тут, тут та тут.

Чи можуть ФОП-роботодавці передавати скани трудових книжок своїх працівників

Часто запитують, а чи може ФОП-роботодавець передати скани трудових своїх працівників. Відповідь – так, може. Проте тут важливо враховувати два моменти. По-перше, ФОП має передати скани трудових саме через кабінет страхувальника. По-друге, для цього має бути встановлений зв'язок «працівник – роботодавець». А у ФОП-роботодавців зараз із цим спостерігаються проблеми. У деяких ФОПів у кабінеті страхувальника не підтягуються їхні працівники. Відповідно й передати скани по ним неможливо. За усними роз’ясненнями така невідповідність пов’язана із зарплатною звітністю. Тож після врегулювання цього питання, працівники засвітяться у кабінетах ФОП-роботодавців й вони зможуть передати скани трудових своїх працівників. Інший спосіб – працівники передають скани трудових самостійно.

Що робити, якщо втрачено зв’язок «працівник – роботодавець» у кабінеті ПФУ

Інколи обривається зв'язок «працівник – роботодавець» й у юридичних осіб. Як правило, у випадках тривалих відпусток без збереження зарплати, призупинення дії трудових договорів, перебування у відпустках до 3 років. Підкреслю, не завжди, але таке трапляється.

Тут вихід один – подати скани самому працівнику через кабінет застрахованої особи. А ось роботодавець за бажанням може допомогти безпосередньо у підготовчих процесах – аудиті трудової книжки, виготовленні сканів.

Як передати скани трудової книжки за мобілізованого працівника та які плануються зміни

З мобілізованими працівниками важче. Якщо вашого працівника мобілізовано у квітні, подбайте про передачу сканів його трудової книжки саме у квітні. Річ у тім, що після подання зарплатної звітності мобілізовані працівники також вже не підтягаються у кабінеті страхувальника. А варіант із тим, що сканування проводить сам працівник у цій ситуації не завжди підходить.

До речі, саме через це готується проєкт змін до Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1 (далі – Порядок № 11-1). Ним передбачено, що подати трудову книжку на оцифрування зможе представник працівника, звернувшись до територіального органу Пенсійного фонду.

Як правильно сканувати трудову книжку: які сторінки враховувати та що робити з помилками

На етапі підготовки сканів трудової книжки виникають питання.

Коротко відповімо на ті, які найчастіше лунають у нашому сервісі «Особистий консультант».

Якщо вже так сталося, що у працівника дві паперові трудові книжки, то скануйте обидві та завантажуйте на порталі Пенсійного фонду. Детальніше тут.

Інша проблема – записи про роботу здійснено у розділ про нагородження та заохочення. Якщо це один-два записи й виконані вами, ситуацію можна виправити. В інших випадках – скануйте всі сторінки, де є записи, без додаткових виправлень.

Ще один кейс, коли про роботу за сумісництвом здійснено два записи – спочатку про прийняття, потім про звільнення. Нагадаю, що за Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 запис про роботу за сумісництвом має бути один, в якому одразу зазначається про період роботи, тобто й прийняття, й звільнення. Якщо ж вже так сталося, що запис про сумісництво розбитий на два, не виправляйте й скануйте, як є.

Працівник, який перебуває за кордоном у дружній країні, має змогу зайти на портал Пенсійного фонду та передати скани трудової книжки.

Яка процедура подання сканів трудової книжки через портал ПФУ

Процедура подання сканів виглядає так. Заходимо на портал Пенсійного фонду, авторизуємося у кабінеті страхувальника або застрахованої особи. Далі зліва, у розділі «Комунікації з ПФУ» треба обрати сервіс «Відомості про трудову діяльність робітника» або «Відомості про трудові відносини». Обираємо «Додати запис», далі «Трудова книжка або страховий стаж», додаємо власне скани трудової та за необхідності скани додаткових документів. Підписуємо КЕП, процедура завершена.

Якщо вам потрібно подивитися процедуру наочно, запрошуємо на курс про сканування трудових книжок на Кадроленд.

Висновки

1. Наразі передбачено, що сканування трудових книжок має бути здійснено до 10 червня 2026 року. Проте є законопроєкт, який передбачає продовження цього строку.
2. Оцифровує трудову книжку працівник або роботодавець.
3. Готуються зміни до Порядку №11-1, якими передбачено, що оцифрування трудової книжки може здійснювати представник працівника й для цього він має звернутися до територіального органу Пенсійного фонду.

Джерело: kadroland

Брошури та чеклісти:

Золота колекція «Сканування трудової книжки, списки військового обліку та відомість – 2026, комплекс дій до 25.01 & Бронювання у січні: чекліст документів, алгоритми та поради»

Золота колекція «Списки і документи з ВО, сканування трудових, номенклатура справ: кадрово-військова підготовка – 2026»

Енциклопедія кадровика «Сканування трудових книжок: правила, особливості для працівників-пенсіонерів та робота після оцифрування»

Навігатор кадровика «Сканування трудових книжок до 10.06.2026: поради для роботодавця і працівника»

Статті та консультації на тему:

Скануємо трудові книжки: розбір гарячих питань

ПФУ довго опрацьовує сканкопії трудової книжки: чи подавати їх заново

Оцифрування трудової книжки: що робити в нестандартних ситуаціях

Не чекайте 10 червня! Кому терміново сканувати трудові книжки у березні

Як і коли передавати сканкопію наказу на вебпортал ПФУ

У працівника дві трудові книжки: яку оцифровувати

Чи завіряти печаткою запис про роботу за сумісництвом

Видача трудової книжки без звільнення: як заповнити Книгу руху трудових книжок

Хронологія записів в трудовій книжці: що робити, якщо пропустили запис

Запис про звільнення з основного місця роботи та внутрішнього сумісництва

В трудовій книжці виправлено запис: чи оцифровувати помилкові дані

Приймали трудові книжки на зберігання після 10.06.2021: що робити і чи буде штраф

ФОПи (не)сканують трудові книжки працівників