ПФУ довго опрацьовує сканкопії трудової книжки: чи подавати їх заново

Останнім часом ми отримуємо багато ваших запитань щодо строків опрацювання сканкопій трудових книжок Пенсійним фондом. Наприклад, нещодавно було запитання на вебінарі: «Подали сканкопії працівників ще 25 грудня 2025 року, а статус досі не змінився. Як дізнатися, коли ПФУ їх опрацює? Чи є якість строки? Можливо, треба переподати сканкопії заново?» Якщо вас теж цікавлять ці питання, то ця стаття – для вас

4

19


  1. Строки опрацювання сканкопій трудової книжки
  2. Чи подавати сканкопії заново
  3. Як перевірити статус звернення


Строки опрацювання сканкопій трудової книжки


У п. 2 постанові Правління ПФУ від 01.06.2022 № 8-3 визначено:

2. Установити, що відомості про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі подаються <...> з урахуванням першочергового подання та опрацювання відомостей про трудову діяльність осіб, яким до настання права на пенсію за віком відповідно до частини першої статті 26 Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» залишилося 2 і менше років, та про трудову діяльність осіб за період до 01 липня 2000 року.

Як бачимо, є настанова для ПФУ першочергово опрацьовувати ті звернення, що стосуються:


  1. осіб, яким до настання права на пенсію за віком залишилося 2 і менше років;
  2. трудової діяльності осіб за період до 01 липня 2000 року.


Щодо інших звернень жодних строків опрацювання не встановлено.


На практиці, наразі звернення можуть перебувати зі статусом «В роботі» і декілька місяців.


Чи подавати сканкопії заново


Все залежить від статусу звернення. Нагадаємо:


  1. статуси «Відхилено/Скасовано виконання» – означають, що ці звернення містять певні помилки, не опрацьовані та потребують повторного подання (опис причини відхилення вказано в реквізиті «Повідомлення»);
  2. статуси «В опрацюванні»/«В роботі»/«На контролі ЕТК», означають, що звернення знаходиться в опрацюванні фахівцями Пенсійного фонду;
  3. статус «Виконано» свідчить, що сканкопії опрацьовані та дані про трудові відносини працівника актуалізовано. Але радимо перевірити наявність зауважень в реквізиті «Повідомлення».


Наша порада: якщо статус звернення «В роботі», то наново подавати звернення не потрібно. Це слід зробити тільки якщо статус звернення змінився на «Відхилено».



Як перевірити статус звернення


Необхідно на вебпорталі Пенсійного фонду України виконати наступні дії:


1. Роботодавцю зайти в кабінет страхувальника у розділ «Відомості про трудові відносини» або працівнику – в особистий кабінет у розділ «Мої звернення».


2. Заповнити пошукову форму. Цього можна і не робити, але тоді система «покаже» всі запити, які ви подавали до ПФУ. Оптимально ввести дату подання сканкопій (якщо пам’ятаєте) або хоча б приблизний період.



Тип звернення можна обрати «Скан-копія трудової книжки» (але на практиці воно спрацьовує не завжди та шукає запити й без уточнення типу). Також можна обрати статус обробки звернення або не заповнювати цей реквізит.


Врешті отримаєте ось таке повідомлення:



Як бачите, статус звернення «В роботі», жодних строків, коли звернення буде опрацьоване, не зазначено. Тому... чекаємо


Всі нюанси сканування трудових книжок Ви можете дізнатися на нашому курсі. Він доступний передплатникам нашої платформи в усіх пакетах. Навіть найкоротший період передплати дасть вам можливість прослухати цей курс і скористатися порадами експертів.


Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку


Шаблони та зразки документів:


Золота колекція «Сканування трудової книжки, списки військового обліку та відомість – 2026, комплекс дій до 25.01 & Бронювання у січні: чекліст документів, алгоритми та поради»


Статті та консультації на тему:


Чи може роботодавець сканувати трудову книжку, яка зберігається у працівника

Коли оцифровувати трудову книжку пенсіонерам

Печатка в трудовій книжці на кілька рядків: як вносити наступний запис

Оцифрування трудової книжки: чи перекладати записи, зроблені російською мовою

Чому роботодавцям не можна ігнорувати подачу даних про трудову діяльність працівників

Внесення змін до трудової книжки перед скануванням: як не втратити стаж через помилки

Не скануйте трудову книжку без перевірки: важливе роз’яснення ПФУ

Помилка в імені у трудовій книжці: як виправити та чи потрібно повторно сканувати для ЕТК

Не чекайте 10 червня! Кому терміново сканувати трудові книжки у березні

✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
4

19

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇

2

22

3

17

5

26

3

91

2

37

4

10006

2

591

3

108

2

727

2

205

4

928

3

133

3

256

3

3380

4

195

4

700

4

634

2

102

4

1149