Дія.QR для роботодавця: як отримувати цифрові копії документів кандидатів і працівників

1. Що таке Дія.QR
2. Хто може створити Дія.QR
3. Як налаштувати Дія.QR саме для прийняття на роботу
4. Як кандидат передає документи роботодавцю
5. У якому форматі роботодавець отримує документи
6. Які документи можна отримувати через Дія.QR
7. Важливо: Дія.QR не можна розміщувати онлайн
8. Висновки

Що таке Дія.QR

Дія.QR – сервіс, за допомогою якого організація створює QR-код для отримання електронних копій цифрових документів користувачів «Дії». Сформовані копії надходять на електронну пошту, яку роботодавець зазначає під час створення QR-коду. Послуга є безкоштовною.

Дія прямо наводить прийняття на роботу як один із прикладів використання сервісу. Для цієї послуги можна запитувати, зокрема, копію документа, що посвідчує особу, та РНОКПП.

Водночас Дія.QR не означає, що роботодавець автоматично отримує всі документи, які є у людини в застосунку. Організація може запитувати копії документів лише за наявності законних підстав для обробки та зберігання відповідних персональних даних

Хто може створити Дія.QR

Створити Дія.QR може керівник юрособи або ФОП.

Зокрема, послуга доступна для:

1. малого та середнього бізнесу;
2. органів місцевого самоврядування, у тому числі відділи ЦНАП;
3. органів державної влади;
4. закладів освіти, медицини, комунальних підприємств;
5. громадських організацій;
6. інших компаній, які для своїх бізнес-процесів потребують отримання копій документів.

Для роботодавця алгоритм такий:

1. Авторизуватися в кабінеті «Дія» за допомогою електронного підпису керівника юрособи або ФОП.
2. Перейти до розділу «Відомості про мене» → «Бізнес» → «Дія.QR».
3. Натиснути «Стати партнером» та створити акаунт партнера.
4. Ознайомитися з умовами публічної оферти та перевірити дані.
5. Підписати заяву про приєднання КЕП.
6. Заповнити інформацію про відділення / підрозділ, у якому використовуватиметься QR-код.
7. Зазначити послугу, для якої роботодавцю потрібні копії документів, та обрати необхідні документи.
8. У розділі «Мій бізнес» → «Мої Дія.QR» завантажити сформований QR-код.
9. Розмістити його у місці, де кандидат або працівник може відсканувати код.
10. Отримувати сформовані копії документів на вказану електронну пошту.

Ось так виглядає сформований QR-код:

Як налаштувати Дія.QR саме для прийняття на роботу

Для кадрової роботи важливо правильно визначити мету отримання документів. Назва послуги має бути зрозумілою користувачеві та відображати мету обробки його персональних даних.

Тому для кадрової процедури можна зазначити, наприклад, «Для працевлаштування на ТОВ «Вікторія»».

Після цього роботодавець визначає, копії яких документів йому потрібно отримувати для відповідної процедури. Офіційний приклад Дії для послуги «прийняття на роботу» передбачає документ, що посвідчує особу, та РНОКПП.

Отже, роботодавцю не варто створювати QR-код із формулюванням на кшталт «отримання документів» або налаштовувати його на отримання максимальної кількості документів без визначеної мети.

Перелік документів має відповідати конкретній кадровій процедурі та законним підставам їх обробки

Базовий перелік документів, які слід подавати під час прийняття на роботу визначає ст. 24 КЗпП. Сюди віднесено:

1. Паспорт або інший документ, що посвідчує особу.
2. Трудова книжка (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб.
3. У випадках, передбачених законодавством:
4. документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію);
5. документ про стан здоров’я;
6. відповідний військово-обліковий документ;
7. інші документи, якщо це передбачено законом – зокрема, РНОКПП.

Частину з цих документів (ми їх позначили напівжирним) ви можете одержати через Дія.QR.

Як кандидат передає документи роботодавцю

Після того як роботодавець сформував і розмістив QR-код, кандидат може передати цифрові копії документів зі свого застосунку «Дія».

Процедура виглядає так:

Крок 1. Кандидат відкриває застосунок Дія та сканує QR-код роботодавця.

Крок 2. У «Дії» з'являється запит на передачу копій цифрових документів. Користувач бачить назву, адресу та перелік документів, які запитує організація.

Крок 3. Кандидат підтверджує передачу документів → натискає «Підписати» та вводить код для Дія.Підпису.

Крок 4. «Дія» формує чернетку електронного листа з копіями документів та адресою роботодавця. Користувач натискає «Надіслати».

Після цього роботодавець отримує копії на електронну адресу, зазначену під час налаштування QR-коду.

У якому форматі роботодавець отримує документи

Копії цифрових документів надходять на електронну пошту у форматах:

1. PDF;
2. P7S – підписана версія документа.

На копії зазначаються дата її створення та назва організації, якій вона була надіслана

Кваліфікований електронний підпис ДП «ДІЯ» на підписаному документі можна перевірити через відповідний сервіс перевірки підпису.

Тобто роботодавець отримує не просто фотографію паспорта чи скриншот документа з телефона кандидата, а електронну копію цифрового документа, сформовану засобами «Дії».

Нагадаємо, документи в застосунку «Дія» мають таку саму юридичну силу, як і паперові документи.

Які документи можна отримувати через Дія.QR

Залежно від наявності відповідного документа в «Дії», через сервіс можна отримувати копії, зокрема:

1. паспорт громадянина України (ID-картка);
2. паспорт громадянина України для виїзду за кордон (біометричний та небіометричний);
3. картка платника податків (РНОКПП);
4. актовий запис про народження;
5. довідка ВПО;
6. посвідчення водія;
7. посвідчення ветерана;
8. свідоцтво на реєстрацію транспортного засобу;
9. студентський / учнівський квиток;
10. документ про освіту;
11. актовий запис про шлюб;
12. актовий запис про розірвання шлюбу;
13. актовий запис про зміну імені;
14. Е-посвідка на постійне проживання;
15. Е-посвідка на тимчасове проживання.

Водночас конкретний QR-код формується під визначену послугу та містить запит на конкретний документ або перелік документів. Якщо потрібного документа немає в застосунку людини, передати його через відповідний QR-код вона не зможе

Важливо: Дія.QR не можна розміщувати онлайн

Це одна з ключових умов використання сервісу.

Дія.QR призначений для використання у відділеннях, центрах надання послуг, офісах тощо.

Розміщення QR-коду на вебсайтах, у застосунках та інше використання онлайн заборонено умовами договору. За порушення QR-коди можуть відключити

Тому роботодавцю не варто, наприклад, вставляти кадровий QR-код на сторінку вакансії, надсилати його як універсальне посилання кандидатові або розміщувати на корпоративному сайті.

Для кадрової процедури QR-код має бути доступним безпосередньо там, де людина отримує відповідну послугу.

Висновки

1. Назва послуги, яку бачить кандидат під час підтвердження передачі, має бути зрозумілою та відповідати меті обробки персональних даних.
2. Організація може отримувати копії документів лише за наявності законних підстав для обробки та зберігання відповідних персональних даних. Не запитуйте зайві документи.
3. Перед відправленням у «Дії» людина бачить перелік документів, які запитує роботодавець, і підтверджує їх передачу.
4. Отримані копії надходять на електронну пошту у PDF та P7S, тому роботодавцю потрібно визначити внутрішній порядок їх отримання, зберігання та використання у кадровому діловодстві.
5. Створений QR-код діє 365 днів, після чого потрібно сформувати новий.