Виправлення записів у електронній і паперовій трудовій книжці

Виправлення записів в електронній трудовій книжці

Після того як ви надішлете скановані копії паперових трудових книжок до Пенсійного фонду України (ПФУ), можуть виникнути певні зауваження. Ці зауваження надсилаються до особистого кабінету застрахованої особи або кабінету страхувальника, залежно від того, хто відправляв документи.

Якщо є помилки, їх потрібно виправити. Для коригування достатньо подати титульну сторінку та сторінки з внесеними змінами, без необхідності повторного сканування всієї трудової книжки.

Далі розглянемо різні ситуації внесення виправлень до електронної трудової.

Ситуація 1. До страхового стажу на порталі ПФУ додаємо роки навчання в інституті

Якщо ви хочете включити період навчання в інституті до вашого страхового стажу, вам потрібно виконати кілька кроків на вебпорталі ПФУ.

Ось як це можна зробити:

1. За допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) увійдіть у свій особистий кабінет на порталі ПФУ.
2. У лівому меню перейдіть до розділу «Комунікації з ПФУ» і виберіть пункт «Відомості про трудові відносини».
3. Заповніть необхідні поля, які стосуються періоду вашого навчання.
4. Додайте скановану копію вашого диплома. Якщо в дипломі не вказані точні дати початку та завершення навчання, необхідно також долучити скан-копії додатка до диплома, де ці дати вказані.

Після обробки вашого звернення, ви зможете переглянути статус та результати в розділі «Мої звернення» на порталі.

Ситуація 2. Після оцифрування трудової книжки з'ясувалося, що в ній не вказано про сумісництво — додаємо запис до електронної трудової

Коли виникає необхідність коригувати записи в електронному варіанті трудової книжки через помилки чи неточності, пов'язані з роботою після 1 липня 2000 року, потрібно діяти таким чином.

Згідно з абз. 9 п. 6 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затердженого постановою ПФУ від 12.03.2021 № 11-1 , слід знову подавати інформацію про трудову діяльність. Це передбачає подачу титульної сторінки та сторінок з оновленнями.

Отже, ось що вам потрібно зробити:

1. Авторизуйтесь у своєму особистому кабінеті на вебпорталі Пенсійного фонду з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
2. Створіть нове звернення через відповідну вкладку, залежно від вашого статусу (застрахована особа чи роботодавець).
3. Заповніть форму, вказавши необхідні дані.
4. Завантажте скановані копії титульної сторінки та тих сторінок трудової книжки, які містять оновлення.
5. За потреби додайте скан-копію уточнюючої довідки.

Після завершення ви зможете переглянути статус вашого звернення в розділі «Мої звернення» на порталі.

Зміна та виправлення записів у паперовій трудовій книжці

Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін'юст, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58) — ключовий документ, який визначає правила ведення трудових книжок. У її розділі 2 використано два терміни: «зміна записів» та «виправлення записів». Розглянемо відмінності між цими поняттями.

Зміни в записах робляться, коли інформація була внесена коректно, але згодом вимагає оновлення через зміни даних працівника. Наприклад, зміна прізвища після весілля вимагає актуалізації цієї інформації на титульній сторінці трудової книжки.

Виправлення записів необхідне, коли первісна інформація внесена з помилками або неточностями. Такі випадки часто-густо стосуються відомостей про призначення на посаду, переведення, звільнення, а також нагородження та заохочення.

Приклади внесення зміни до паперової трудової книжки

Ситуація 3. У трудовій книжці перед оцифруванням виявлено, що в ній ще записано дівоче прізвище — вносимо потрібний запис

Це прямо передбачено п. 2.13 Інструкції № 58.

Для внесення змін на титульній сторінці необхідно зробити наступне (також див. зразок нижче):

Крок 1. Колишнє прізвище слід закреслити однією рискою і поряд записати нове (п. 2.13 Інструкції № 58).

Крок 2. На внутрішньому боці обкладинки трудової книжки зазначаємо:

1. інформацію про документ, на підставі якого виправлено запис (паспорт, свідоцтво про шлюб тощо). Якщо це свідоцтво про шлюб, то вказуємо його номер і дату видачі, назву органу, який його видав;
2. реквізити документа: номер та дата видачі.

Цю інформацію керівник підприємства або уповноважена ним особа завіряють своїм підписом та печаткою (за наявності).

Приклади виправлень у паперовій трудовій книжці

Виправити запис у паперовій трудовій книжці може виключно той роботодавець, який, власне, і вніс цей неточний, невірний запис про трудову діяльність (п. 2.6 Інструкції № 58). 

У трудовій книжці виправляють помилкові та некоректні записи, які пов'язані з трудовою діяльністю, а саме: про призначення на посаду, переведення, звільнення, нагородження та заохочення.

Під час внесення виправлень до трудової книжки треба врахувати 3 важливі правила:

Правило 1. Не можна робити підчисток або використовувати коригувальні засоби.

Правило 2. Не можна закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи в розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення».

Правило 3. Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження та заохочення і т.д. повинні повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження роботодавця (п. 2.9 Інструкції № 58).

Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, виправлення може внести його правонаступник і засвідчити печаткою (за наявності), а у випадку відсутності правонаступника — держархів (п. 2.8 Інструкції № 58).

Ситуація 4. Виправлення у трудовій книжці невірно вказаної назви посади при прийнятті на роботу

У цій ситуації помилка полягає в неправильно вказаній посаді, за такої умови реквізити наказу залишають незмінними. Тому діємо відповідно до п. 2.10 Інструкції № 58, який визначає наступний порядок дій:

1. у графі 1 проставте черговий номер, наступний за порядком за номером останнього запису;
2. у графі 2 зазначте дату внесення змін;
3. у графі 3 впишіть фразу: «Запис за № __ недійсний. Прийнятий на посаду (вірно вказуємо посаду)»;
4. у графі 4 проставте дату і номер відповідного наказу роботодавця.

Для наочності наведемо зразок.

Ситуація 5. Помилка в наказі про переведення працівника на іншу посаду

Для виправлення такої помилки діємо аналогічно до описаної вище ситуації 4. А саме, зазначаємо, що «Запис за № __ недійсний. Прийнятий на посаду», і повторюємо запис про посаду повністю, оскільки сам запис коректний.

Однак, важливо виправити посилання на наказ, адже саме в ньому міститься помилка.

Висновки

1. Зміни до паперової трудової вносяться, коли інформація була внесена коректно, але згодом треба оновити дані, наприклад, у разі зміни прізвища після весілля.
2. Виправлення роблять, коли в трудову книжку внесені неточні або помилкові дані, зокрема, невірна назва посади, інформація про переведення, звільнення, нагородження чи заохочення.
3. Під час виправлення не можна використовувати коригувальні засоби або підчищати старі записи.
4. Для виправлення в електронній трудовій книжці достатньо подати титульну сторінку та сторінки з внесеними змінами, без необхідності повторного сканування всієї трудової книжки.

Анастасія Шевченко, редактор kadroLand

Зразки та шаблони документів:

Заява про видачу та пересилання трудової книжки поштою

Наказ про видачу та пересилання трудової книжки поштою

Довідка про підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсії за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній

Заява про оформлення дубліката трудової книжки

Наказ про внесення змін до трудової книжки та інших кадрових документів

Повідомлення про необхідність отримання працівником трудової книжки

Повідомлення працівнику про відсутність трудової книжки

Наказ про надання права внесення записів до трудових книжок працівників підприємства

Заява працівника про видачу трудової книжки

Наказ про видачу трудових книжок

Акт про приймання-передавання трудових книжок і вкладишів до них

Акт про відсутність трудових книжок у відділі кадрів

Акт про відмову працівника від ознайомлення з наказом про звільнення та отримання своєї трудової книжки

Заява про внесення запису до трудової книжки

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них

Брошури та чеклісти:

Енциклопедія кадровика «Трудові книжки й військовий облік: топ-20 критично-важливих ситуацій та дієві поради для їх вирішення» 

Золота колекція кадровика «Трудові книжки (електронні та паперові): сучасні правила, практичні поради, кейси та зразки»

Енциклопедія кадровика «Алгоритм переходу з паперової трудової книжки на е-трудову: ексклюзивні поради та приклади»

Інструкція про порядок подання скан-копії трудової книжки