Зберігання заяв на відпустку та звільнення: обов'язкові вимоги

Так, адже строк зберігання таких документів різний.

Накази про надання щорічних відпусток мають строк зберігання 5 років. Накази про прийняття, звільнення, переведення, надання відпусток без збереження зарплати, для догляду за дитиною мають тривалий строк зберігання - 75 років.Накази з кадрових питань (особового складу) групуються в окремі справи відповідно до їх видів та строків зберігання. Не дозволяється групувати разом накази тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) зберігання. Доцільно при великих обсягах документів накази з кадрових питань (особового складу), що стосуються різних напрямів діяльності установи (приймання на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо), групувати в окремі справи. Якщо різних видів наказів з кадрових питань (особового складу) створюється незначна кількість, їх дозволяється групувати за строками їх зберігання: в одну справу - накази тривалого строку зберігання, в іншу - тимчасового строку зберігання. При чому в таких справах зберігають тільки оригінали документів. Тобто заяви з наказами не зберігають. ЗАяви звебрігають в інших справах. До того ж також залежно від змісту взаяви. Наприклад в особовій справі заяви про надання відпустки не зберігаються. Пунктом 12 глави 2 розділу IV Правил 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15 перелічено документи, які містяться в особовій справі. Так, в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення) (заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт), копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу, особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка з обліку кадрів, автобіографія, копія паспорта, копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), копія військового квитка (у разі наявності), копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності), копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові), характеристики, копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання), документи з атестації, заява про звільнення з роботи, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи). Заяви про надання відпусток слід зберігати в окремій справі. Наприклад в справі «Документи (графіки відпусток, листування, довідки-виклики) про використання всіх видів відпусток». Строк зберігання справи «Документи (графіки відпусток, заяви, відомості, листування, довідки-виклики) про використання всіх видів відпусток» 1 рік, що встановлено пп. 515, 516 Переліку документів, що створюються в управлінській діяльності, затвердженого Наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 ). Таким чином заяви про прийняття на роботу, звільнення, переведення зберігають в особовій справі працівника. А заяви про надання відпусток - в окремій справі, наприклад в справі «Документи (графіки відпусток, листування, довідки-виклики) про використання всіх видів відпусток».

Раді допомогти, звертайтесь ще!