Посадові інструкції для адміністративного помічника: як їх зберігати

Достатньо останньої посадової інструкції.

Якщо в період, коли посада була в штатному розписі, її обов’язки не змінювалися, можна використовувати ту саму посадову інструкцію. У разі змін у посадових обов’язках затвердьте нову посадову інструкцію з актуальними функціями.

Нормативні акти не зобов’язують роботодавця переглядати інструкції. Однак інструкції діють тривалий час і є інструментом організації праці. Тому доцільно періодично їх переглядати. Необхідність переглядати чи вносити зміни до інструкцій може бути обумовлена низкою причин: зміна найменування підприємства чи структурного підрозділу; зміна організаційної структури; зміна штатного розпису; зміна положення про структурний підрозділ (зміна завдань структурного підрозділу); зміна чи доповнення обов’язків працівника, поява нових видів роботи, що призводять до перерозподілу посадових обов’язків у зв’язку зі зміною в організації виробництва та праці. Нормативного акта, який би містив обмеження терміну дії посадових (робочих) інструкцій, не затверджено.

Строк зберігання оригіналів посадових (робочих) інструкцій, що втратили чинність, — 5 років після заміни новими (ст. 43 розд. 1 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5. Датою заміни посадової (робочої) інструкції є дата затвердження нової для відповідної посади.

Раді допомогти, звертайтесь ще!