Як вести журнал обліку кадрових наказів з різних форматів

У вашій ситуації важливо забезпечити належний порядок реєстрації та зберігання наказів, незалежно від того, в якій програмі чи форматі вони створені.

Використовуйте два паперових журнал обліку для всіх кадрових наказів тривалого строку зберігання і тимчасового, незалежно від того, чи вони створені в 1С, чи у Word. У журналі обліку наказів у хронологічному порядку вносяться всі накази.

Для того, щоб не порушити хронологію, якщо в 1С автоматично присвоюються реєстраційні номери, то видайляйте їх, номер та літерний індекс вписуйте вручну. Це відповідає правилам діловодства і найчастіше це єдиний прийнятний варіант.

Кадровик реєструє у відповідному журналі реєстрації наказів з кадрових питань тільки підписані проєкти наказів. Дату і номер кадровик проставляє на наказі від руки. Із цього моменту наказ вважається внесеним до документаційного фонду підприємства згідно п. 1 гл. 3 розд. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n319

Раді допомогти, звертайтесь ще!