Питання щодо оцифрованих трудових книжок та їх обліку

Якщо всі ТК оцифрували і до 10.06.2026 ПФУ вніс всю інформацію в реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, видайте ТК працівникам на руки. Радимо видати наказ, щоб зафіксувати зазначене управлінське рішення. Цей наказ вкажіть в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, як підставу видати на руки ТК. Копію додавати в Книгу не потрібно. Це наказ з основної діяльності, який зберігають до ліквідації підприємства.

Включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення, та центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин.

Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис (п. 2 Прикінцевих та перехідних положень ЗУ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20#n224 ).

Ця норма не містить виключень. Тож роботодавець не може залишити в себе ТК на зберігання. Тим більше з огляду на воєнні дії це й ризиковано на сьогодні. Відповідно працівник не може наполягати на подальшому зберіганні ТК роботодавцем. Якщо така вимога буде, надайте відповідь з посиланням на норму процитованого вище Закону.

Раді допомогти, звертайтесь ще!