Організація зберігання документів військового обліку: важливі поради

Порядок формування та зберігання справ передбачено Правилами 1000/5.

Для зручності користування та швидкого пошуку оригіналів документів (за потреби) Ви можете зберігати в окремій папці копії необхідних наказів, листів, повідомлень тощо, але включати до номенклатури справ підприємства справи з копіями документів не потрібно, оскільки у справи формуються оригінали документів (п. 2 глави 2 розділу ІV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5).

Ви маєте зберігати другі примірники повідомлень та листів, що направляються до ТЦК та СП, а не копії. Як зберігати документи, залежить від їх кількості та загального документообігу на підприємстві. Якщо, наприклад, повідомлень про зміну облікових даних протягом року багато (велика кількість призовників та військовозобов'язаних або висока плинність кадрів), їх доцільно формувати в окрему справу; якщо їх кілька штук на рік, їх доцільно формувати в одну справу разом з листами та іншими документами, що направляються до ТЦК та СП або отримані від ТЦК та СП. Вхідні документи від ТЦК та СП можна зберігати в одній справі з вихідними документами, тобто запит та відповідь на нього зберігаються разом у справі "листування з ТЦК та СП". Знімати з документів копії та долучати їх до різних справ не потрібно, це не передбачено Правилами діловодства.

Витяги з наказів про бронювання, вилучені у працівників, мали направлятись до ТЦК та СП. Якщо вони зберігаються на підприємстві, їх доцільно сформувати в окрему справу. Усі документи з військового обліку є важливими, оскільки їх наявність перевіряється ТЦК та СП при планових та позапланових перевірках.

Раді допомогти, звертайтесь ще!