Вимоги до ведення списків працівників в кадровому обліку

Законодавство не зобов’язує всі підприємства вести списки штатно-облікового складу.

Те, що така стаття є в Переліку типових документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5, не означає, що всі підприємства мають вести такі списки. На більшості підприємств облік ведеться в спеціальних програмах з обліку персоналу на підприємствах, які можуть сформувати будь-які облікові списки. Якщо ваш організаційний процес вимагає ведення таких списків у режимі поточного обліку, можна використовувати довідкову таблицю, що оновлюється при кожній зміні в складі працівників. Уніфікована форма списків на законодавчому рівні не затверджена. Списки можуть бути оформлені у формі таблиці, створеної установою, з обов’язковим включенням таких даних:

1. Порядковий номер.

2. Прізвище, ім’я, по батькові працівника.

3. Дата народження (за потреби, для ідентифікації).

4. Посада (із зазначенням структурного підрозділу, якщо є).

5. Дата прийняття на роботу.

6. Дата звільнення.

7. Підстава прийняття на роботу (номер і дата наказу).

8. Підстава звільнення (номер і дата наказу).

9. Інші відомості: наприклад, тип договору (строковий/безстроковий), категорія працівника (основний/за сумісництвом), стаж роботи.

Форма таблиці може бути довільною, але вона повинна забезпечувати можливість зручного пошуку інформації та відповідати принципам систематизації.

Законодавством не визначено на яку дату формувати такі списки. Списки формуються як завершений документ, який фіксує стан кадрового складу на певну дату, наприклад на кінець діловодного року.

Раді допомогти, звертайтесь ще!