Термін зберігання списків військового обліку та звірки даних

Розглянемо окремо кожне питання.

1. Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів зберігаються 1 рік (ст. 669 ТП), але, на думку фахівців, їх варто зберігати щонайменше 3 роки після звільнення військовозобов'язаних (п. "л" ст. 525 Переліку 578/5), оскільки при перевірках ТЦК та СП перевіряються документи за період, неохоплений попередньою перевіркою, а перевірки поводяться раз на рік або раз на чотири роки (п. 80 Порядку 1487). Враховуючи, що документи зі звіряння можна віднести до листування, зберігати їх доцільно не менше 5 років (ст. 22 Переліку № 578/5).

2. Чіткого порядку заповнення журналу обліку результатів перевірки стану військового обліку не передбачено, але враховуючи практичний досвід, заповнювати журнал доцільно наступним чином:
у стовпчику 1 зазначити дату направлення витягу зі списків до ТЦК та СП;
у стовпчику 2 зазначити найменування ТЦК та СП, ПІП військовозобов'язаних та вихідний номер супровідного листа;
у стовпчику 3 після отримання відповіді зазначити дату та результати звіряння (наприклад, 20.12.2024 звірено без зауважень або звірено 20.12.2024, Українця Т.Г. викликати для уточнення даних), у дужках зазначити дату та вхідний номер відповіді (15.01.2025 № __);
у стовпчику 4 зазначити рішення керівника. Якщо зауважень немає, можна написати: для врахування в роботі. Якщо за результатами звіряння винесено зауваження або припис, варто написати: направити до ТЦК та СП для уточнення даних, або направити до ТЦК та СП для отримання відповідного ВОД (залежить від того, які саме недоліки виявлено);
у стовпчику 5 зазначити результати усунення недоліків. Наприклад, 20.01.2025 до ВОД внесено актуальну інформацію або 20.01.2025 оформлено відповідний ВОД. У разі відсутності недоліків відповідальна особа може зазначити: взято до уваги або враховано у роботі.

Раді допомогти, звертайтесь ще!