Надішліть працівниці копію наказу про звільнення та повідомлення про необхідність надання згоди на пересилання трудової книжки поштою, складіть акт про неможливість ознайомлення працівниці з наказом під підпис внаслідок її відсутності на роботі, а у особовій картці зробіть запис про неможливість ознайомлення працівниці із записами у ній.

Вам потрібна підстава, яка б пояснювала відсутність на наказі про звільнення підпису Вашої працівниці – тож в день звільнення слід скласти акт про неможливість ознайомлення працівниці з наказом внаслідок її відсутності на роботі (зразок такого акта є у нашому розділі «Документи» за посиланням: https://api.kadroland.com/documents/download/6995). Так само і в особовій картці П-2 у графі «Додаткові відомості» зробіть запис про неможливість ознайомлення працівниці із записами у ній через її відсутність на роботі в день звільнення, що підтверджується відповідним актом.

Також необхідно виконати обов'язки, передбачені у ст. 47 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n310) – надішліть працівниці в день звільнення за адресою реєстрації копію наказу про звільнення і повідомлення про нараховані й виплачені їй суми при звільненні та саме в цей день проведіть остаточний розрахунок.

Щодо трудової книжки, то відповідно до п. 4.2. Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін'юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 р. № 58 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text), пересилання трудової книжки поштою допускається лише за письмовою згодою працівника. Тож разом з копією наказу про звільнення надішліть працівниці й повідомлення про необхідність надання нею згоди на пересилання трудової книжки (навіть якщо Ви знаєте, що таку згоду вона не надасть, це потрібно зробити, аби дотриматися вимог законодавства). Надалі трудову книжку потрібно буде зберігати на підприємстві – згідно з п. 6.2. вищезазначеної Інструкції № 58 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text), трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку не затребувані трудові книжки зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!