Організація зберігання кадрових документів: поради та рекомендації

Так, накази різних видів та різних строків зберігання формують в окремі справи.

Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил:

· вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі;

· групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ та судових справ (ведуться протягом кількох років до їх завершення), особових справ (формуються протягом періоду роботи особи в цій установі), документів виборчих органів та їх постійних комісій, депутатських груп (формуються за період їх скликання), документів навчальних закладів, що характеризують навчально-виховний процес (формуються за навчальний рік), документів театрів, що характеризують сценічну діяльність (формуються за театральний сезон), справ фільмів, рукописів, історій хвороб;

· вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів;

· не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню;

· до справи включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс;

· окремо групувати у справи документи постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання;

· за обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (не більше 40 мм завтовшки) (п. 2 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n502 ).

Письмові ТД також формують в окрему справу.

Так, накази протягом календарного року можна зберігати в картонних папках, скріпленими за допомогою дироколу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!