Невизначеність у формулюванні заяв на відпустку без збереження зарплати

1) Так, можна.

2) Ні, не обов'язково.

1) Відпустки без збереження заробітної плати за згодою сторін надаються відповідно до ст. 26 Закону «Про відпустки» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-%D0%B2%D1%80/conv#n298) (як за сімейними, так і за іншими обставинами). У мирні часи строк такої відпустки обмежується 30 календарними днями, проте під час воєнного стану це обмеження не діє на підставі ч. 3 ст. 12 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20/conv#n43) – тобто наразі така відпустка може надаватися на будь-який строк, хоч і на кілька місяців.

Законодавство не регулює тексти заяв працівників – в них лише має бути чітко визначено бажання працівника і, звісно, воно повинно бути правомірним. Зазначення у заяві прохання надання відпустки без збереження зарплати за сімейними обставинами з такої-то по таку-то дату не суперечитиме нормативним актам. На практиці частіше вказують дату початку відпустки та кількість днів, на які вона має бути надана, проте вказувати лише дати («…з… по…») також не заборонено.

2) У заяві не обов'язково посилатися на воєнний стан – якщо він припиниться та знову діятиме обмеження на відпустку без збереження зарплати у 30 днів, то й відпустка припиниться автоматично, якщо ці 30 днів вже було використано.

Згадувати про воєнний стан у заяві необхідно лише у разі, якщо працівник не обмежує відпустку певними датами, а пов'язує з певною подією – скасуванням або припиненням воєнного стану. Наприклад, заява може бути такою: «Прошу надати мені відпустку без збереження зарплати за згодою сторін на період дії воєнного стану». Тобто буде так само, як і в попередньому випадку – при скасуванні чи припиненні воєнного стану відпустка без збереження зарплати припиниться автоматично.

Штрафів за «не такі» заяви не передбачено – якщо прохання в них неправомірне, то Ви просто відмовляєте працівнику у задоволенні його заяви.

Під час дії воєнного стану для видання наказів про відпустку електронний підпис не обов'язковий – відповідно до ч. 2 ст. 7 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20/conv#n27) обмін документами можна здійснити в електронній формі за згодою між працівником та роботодавцем (тобто за Вашою згодою працівник може надіслати заяву через електронну пошту чи месенджер, Ви йому в такий саме спосіб – наказ про надання відпустки, ознайомлення з яким він має підтвердити повідомленням (приміром, «Я, працівник такий-то, з наказом таким-то про надання мені відпустки без збереження зарплати за сімейними обставинами з такої-то по таку-то дати ознайомлений»). Також можна використати варіант обміну фотокопіями документів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!