Затвердження посадових інструкцій та засвідчення копій документів працівників

1. Ні, не обов'язково.
Посадова інструкція затверджується керівником підприємства безпосередньо шляхом проставлення на ній грифу "затверджую".
Але якщо на підприємстві замість однієї посадової інструкції затверджують іншу, то доцільно це зробити за наказом (розпорядженням) керівника або уповноваженого ним органу.

Якщо безпосередньо керівник затверджує посадові інструкції, то гриф затвердження буде:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ТОВ «Вікторія»

Кравчук Сергій КРАВЧУК

04.04.2025

Буде корисною стаття «Посадові інструкції: що враховувати при складанні» https://kadroland.com/news/1412-posadovi-instrukciyi-shho-vraxovuvati-pri-skladanni

2.Так, потрібно.

Відповідно до п. 2 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5), за загальним правилом діловодства до будь-якої справи (тобто й особової також) вміщують оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку.

Отже, усі копії документів мають бути засвідчені (приміром, копія паспорта, ідентифікаційного коду, диплому тощо). Водночас оригінали документів (наприклад, автобіографію працівника) засвідчувати не потрібно!

Також згідно з п. 8 гл. 11 розд. II Правил № 1000/5 копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку (тож якщо вона не буде засвідчена, в ній немає жодного сенсу). Напис про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії.

Раді допомогти, звертайтесь ще!