Як правильно оформити звіти та накази після загибелі працівника

У разі смерті працівника роботодавець повинен оформити припинення з ним трудових відносин (п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#Text )., а саме видати відповідний наказ та усі належні померлому працівникові грошові суми виплатити членам його сім’ї або спадкоємцям.
Підставою для припинення трудових відносин з померлим працівником є належним чином оформлене свідоцтво про смерть або ж рішення суду. Без указаного документа припинити трудовий договір із таким працівником не вийде. Тому поки не буде підтвердних документів, табелюйте такого працівника кодом НЗ. Потім можна буде зробити коригуючий табель.
Дата припинення ТД у вас не буде збігатись із датою видання наказу і це не є помилкою (див. лист Мінсоцполітики № 284/06/186-10 від 21.12.2010 р.). Тобто наказ про припинення ТД у вас буде виданий пізніше дати смерті,, але в наказі зазначайте дату припинення трудового договору дату смерті працівника.
У наказі про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю вказується кількість днів невикористаної щорічної основної відпустки та додаткової відпустки для працівників, які мають дітей, якщо є такі невикористані дні. Також при остаточному розрахунку слід нарахувати лікарняні, якщо такі були. За правилами ч. 1 ст. 1227 Цивільного кодексу суми заробітної плати, пенсії, стипендії, аліментів, допомог у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, інших соціальних виплат, які належали спадкодавцеві, але не були ним одержані за життя, передаються членам його сім'ї, а у разі їх відсутності - входять до складу спадщини. Згідно з ч. 6 ст. 24 Закону про відпустки у разі смерті працівника грошова компенсація за не використані ним дні щорічних відпусток, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину - особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, що не була одержана за життя, виплачується членам сім’ї такого працівника, а у разі їх відсутності - входить до складу спадщини. Тобто і зарплату і компенсацію відпустки слід виплтити членам сімї померлого працівника. В загальному випадку, якщо компенсація нараховується після звільнення ЄСВ не нараховують.Але в ситуації разі смерті працівника податківці стверджують, що потрібно. Податківці вважають що на компенсацію, яку нараховують у разі смерті працівника в день видання наказу про припинення ТД, ЄСВ слід нарахувати. "на виплати, які нараховані померлому працівнику за період, який закінчується днем його смерті, єдиний внесок нараховується та сплачується на загальних підставах." https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=28134
Якщо брати до уваги це розяснення, то в додатку 1 показуйте компенсацію в тому місяці, в я кому вона була фактично нарахована із податковим номером померлого працівника, адже саме йому належить така сума.
Разом із тим, є інше розяснення ДПС, що якщо компенсація нарахована вже після смерті працівника, то ЄСВ взагалі не нараховується і в Додатку 1 не відображають.

Щодо додатку 4ДФ. Сума заробітної плати, яка не була одержана померлим працівником, та виплачується податковим агентом членам його сім’ї, зокрема і компенсація за невикористану відпустку, відображається у додатку 4ДФ до Розрахунку за ознакою доходу «101» із зазначенням ідентифікаційного номера такого померлого працівника. https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=28373

Крім того Вам потрібно подати учтонюючий податковий розрахунок за ті місяці,коли був зазначений працівник в додатку 1. Тобто за кожен такий місяць буде уточнюючий додаток 1. Вам потрібно продублювати рядок, який був зазначений раніше і в графі 9 проставити тип 3. Також в уточнюючому додатку 5 за липень 2024 слід показати дату припинення трудового договору 20072024. ЗАповніть рядок і в графі 20 буде ознака 1 - рядок на виключення. В додатку 1 за липень 2024 буде 2 рядки, в одному повторюєте всю інформацію і в гр 25 ознака 1, в зругому буде такий самий рядок але в гр 14 буде 20 днів трудових відносин, і в графі 25 ознака 0.

Раді допомогти, звертайтесь ще!