Правила оформлення шапки заяви для кадрових документів

Дані автора заяви мають можуть вказуватися у будь-який з наведених Вами способів, наприкінці достатньо особистого підпису.

У ДСТУ 4163:2020 не міститься вимог щодо способу зазначення автора внутрішнього службового документа (до яких і належать заяви) – відповідні вимоги містяться лише щодо організаційно-розпорядчих документів (наказів, внутрішніх локальних актів тощо).

Тож Ви можете вказувати у «шапці» заяви автора у будь-який спосіб, який міститиме достатньо інформації – звісно, має бути вказана посада працівника (адже керівник підприємства може не пам'ятати прізвища усіх працівників), його прізвище та ім'я, по-батькові – на розсуд автора.

Щодо підпису, то п. 5.22. ДСТУ 4163:2020 на заяви також не поширюється, оскільки уся інформація щодо автора документа вказана у «шапці» заяви (у наказах така інформація зазначається у підписі).

Зверніть увагу, що відповідно до ч. 2 ст. 23 Закону «Про стандартизацію» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1315-18/conv#n226) національні стандарти (до яких належить і ДСТУ 4163:2020) застосовуються на добровільній основі, крім випадків, якщо обов'язковість їх застосування встановлена нормативно-правовими актами (для приватних підприємств такого обов'язку немає). Тож звісно, Вам бажано уніфікувати оформлення своїх документів (зробити це можна в Інструкції з діловодства Вашого підприємства), проте недотримання ДСТУ 4163:2020 жодним чином не впливатиме на юридичну чинність документів та чинним законодавством за таке недотримання відповідальність не встановлено.

До речі, перегляньте зразок заяви, наведений у Додатку «В» до ДСТУ 4163:2020, в якому реквізит «адресат» (директор, якому адресована заява), заповнений без урахування вимог, передбачених цим же стандартом. Тож найголовніше, аби зміст документа відповідав законодавству, а не його форма стандартам.

Раді допомогти, звертайтесь ще!