Необхідні документи для кадрового відділу нової ТзОВ

У відділі кадрів ведеться дуже багато кадрових справ.

Свою роботу відділ має розпочати з розроблення номенклатури справ.

Згідно з чинним законодавством (ст. 32 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3814-12?find=1&text=32.#n254 ) у ТзОВ протягом року від дати засування має бути розроблена зведена номенклатура справ та номенклатури справ усіх структурних підрозділів товариства, зокрема й відділу кадрів. Порядок складення номенклатур чітко визначений у главі 1 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15?find=1&text=%D0%BD%D0%BE%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D0%BA%D0%BB%D0%B0%D1%82%D1%83%D1%80#n438

Також від початку діяльності відділу має бути обов’язково розроблене і затверджене Положення про відділ кадрів.

На цю тему радимо статтю https://kadroland.com/news/5533-polozennya-pro-strukturnii-pidrozdil-za-novim-zbirnikom

Крім того, на відділ кадрів покладається обов’язок щодо розроблення посадових інструкцій для усіх працівників товариства. Працівники ознайомлюються зі своїми посадовими інструкціями під підпис. Справа з оригіналами посадових інструкцій буде зберігатися у відділі кадрів.

Про складення посадових інструкцій детальніше тут https://kadroland.com/news/1412-posadovi-instrukciyi-shho-vraxovuvati-pri-skladanni

У відділі кадрів ведуться та зберігаються дві справи з оригіналами кадрових наказів:

• тривалого строку зберігання;


• тимчасового строку зберігання.

Крім того, у відділі кадрів ведуться особові справи працівників.

В особових справах, що формуються протягом усього часу роботи працівника в товаристві, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення):

• заява про прийняття на роботу,


• письмовий трудовий договір (контракт),


• копії або витяги з розпорядчих наказів про прийняття на роботу,


• особовий листок з обліку кадрів,


• доповнення до особового листка з обліку кадрів,


• автобіографія,


• копія паспорта,


• копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті),


• копія військового квитка (у разі наявності),


• копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання,


• заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних,


• копії або витяги з наказів про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності),


• копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові),


• характеристики,


• копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання),


• документи з атестації,


• заява про звільнення з роботи,


• копія або витяг з наказу про звільнення з роботи.

Також слід розробити, належним чином погодити й затвердити Правила внутрішнього трудового розпорядку і Колективний договір.

А ще слід запровадити дуже багато реєстраційних та облікових форм, зокрема такі:

• журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання;


• журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового зберігання;


• журнал реєстрації заяв працівників;


• журнал обліку довідок, виданих працівникам.

Розуміємо, що по кожному виду документа у Вас може виникати безліч питань. Це цілком нормально для новоствореної юридичної особи.

Ви маєте право задавати їх у необмеженій кількості. Єдине прохання, формулювати їх як окремі питання, щоб отримати якнайшвидше кваліфіковані відповіді щодо конкретних видів документів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!