Положення про структурний підрозділ за новим Збірником уніфікованих форм

1. Визначення терміну та уніфікована форма положення про структурний підрозділ
2. Склад реквізитів положення про структурний підрозділ
3. Титульний аркуш положення про структурний підрозділ
4. Особливості оформлення деяких реквізитів
5. Висновки

Визначення терміну та уніфікована форма положення про структурний підрозділ

Підприємство може складатися з виробничих структурних підрозділів (виробництв, цехів, відділень, дільниць, бригад, бюро, лабораторій тощо), а також функціональних структурних підрозділів апарату управління (управлінь, відділів, бюро, служб тощо). Крім того, підприємство має право створювати філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи, що не мають статусу юридичної особи й здійснюють свою діяльність від імені підприємства – резидента.

Усі зазначені підрозділи згідно з ч. 2 та 4 ст. 64 Господарського кодексу України діють на основі положень про них. І навіть після втрати чинності ГКУ (28.08.2025) наявність положень про структурні підрозділи не втратить актуальності.

Положення про структурний підрозділ підприємства – це організаційний документ, що встановлює порядок створення відповідного структурного підрозділу, його завдання, функції, обов’язки та права, організацію роботи, взаємозв’язки з іншими підрозділами підприємства.

Проєкт положення про структурний підрозділ складає його керівник або інший працівник цього підрозділу за дорученням керівника.

Уніфіковану форму положення про структурний підрозділ та пояснення щодо оформлення цього документа визначено у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, розробленому Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства та схваленому Нормативно-методичною комісією Державної архівної служби України (протокол №1 від 08.04.2025).

Склад реквізитів положення про структурний підрозділ

Положення про структурний підрозділ має такий склад реквізитів згідно з Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020):

1. найменування юридичної особи вищого рівня (за наявності);
2. найменування підприємства;
3. гриф затвердження;
4. назва виду документа;
5. заголовок до тексту документа;
6. текст документа;
7. підпис;
8. віза;
9. місце та рік складення документа (оформлюють лише на титульному аркуші за наявності).

Потрібен зразок документа? У нашому розділі «Документи» – все, що треба кадровику. 5600+ шаблонів, які завжди під рукою!

Титульний аркуш положення про структурний підрозділ

Положення про структурний підрозділ, як і переважна більшість організаційних документів (інструкцій, правил, регламентів тощо), може мати титульний аркуш. На титульному аркуші оформлюють такі обов’язкові реквізити:

1. найменування підприємства;
2. гриф затвердження;
3. назва виду документа;
4. заголовок до тексту документа;
5. місце та рік складення документа.

Відзначимо, що титульний аркуш не є обов’язковим. Рішення щодо його оформлення на положеннях про структурні підрозділи приймає керівництво підприємства.

Особливості оформлення деяких реквізитів

Положення про структурний підрозділ оформлюють на загальному бланку підприємства (як з кутовим, так і з поздовжнім розташуванням реквізитів) або на стандартних аркушах паперу формату А4.

Під час оформлення положення про структурний підрозділ слід враховувати, що:

1. найменування підприємства зазначають повністю у верхній частині титульного (за наявності) або першого аркуша документа відповідно до статуту або положення про відповідне підприємство. Під повним найменування, як це показано у зразку титульного аркуша, можна заначити скорочене найменування підприємства (у дужках або без них);
2. назву виду документа (ПОЛОЖЕННЯ) друкують великими літерами напівжирним шрифтом та поєднують із заголовком до тексту документа, в якому зазначають повне найменування структурного підрозділу підприємства, що має відповідати найменуванню, зазначеному у структурі та штатній чисельності. Наприклад: «ПОЛОЖЕННЯ про відділ кадрового адміністрування»;
3. гриф затвердження складається з таких елементів: слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», що друкують великими літерами без лапок і розділових знаків, назви виду документа (наказ, розпорядження або протокол), яким затверджено положення, дати його видання та реєстраційного індексу;
4. дату та реєстраційний індекс, як окремі реквізити, у положенні, затвердженому іншим документом (наказом, розпорядженням або протоколом), не оформлюють;
5. текст положення про структурний підрозділ складається з розділів, які, за потреби, поділяють на підрозділи, пункти та підпункти й нумерують арабськими цифрами;
6. підписує положення про структурний підрозділ його керівник;
7. візують положення про структурний підрозділ зацікавлені посадові особи (найчастіше – заступник керівника підприємства, який відповідає за напрям діяльності відповідного структурного підрозділу, керівники юридичної, кадрової та фінансової служб підприємства). Порядок візування організаційних, розпорядчих та інших видів документів має бути чітко визначений в Інструкції з діловодства на підприємстві.

Чи дозволяється оформлювати текст положення про відділ кадрів з обох боків аркуша?

Ні, не дозволяється.

Відповідно до п. «а» ст. 12 або п. «а» ст. 16 та ст. 39 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 № 578/5 положення про відділ кадрів юрособи, у діяльності якої створюються документи Національного архівного фонду (далі – НАФ), має постійний строк зберігання і формується у справу з наказом з основної діяльності цієї юрособи або іншим документом (розпорядженням, протоколом), яким саме було затверджено положення. Положення про відділ кадрів юрособи, у діяльності якої не створюються документи НАФ, має тривалий строк зберігання – «До ліквідації юрособи», як і наказ (розпорядження) з основної діяльності відповідної юрособи або протокол засідання колегіального органу, до якого додається це положення. Згідно з п. 7.11 ДСТУ 4163:2020 тексти документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання друкують на одному боці аркуша.

Висновки

1. Положення про структурний підрозділ підприємства – організаційний документ, що встановлює порядок створення відповідного структурного підрозділу, його завдання, функції, обов’язки та права, організацію роботи, взаємозв’язки з іншими підрозділами підприємства.
2. Уніфіковану форму положення про структурний підрозділ наведено у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів.
3. Проєкти положень про структурні підрозділи погоджують (візують) посадові особи підприємства, склад яких та послідовність проставлення віз визначають в інструкції з діловодства на підприємстві.
4. Положення про структурний підрозділ має бути затверджено розпорядчим документом (наказом або розпорядженням) з основної діяльності підприємства або протоколом засідання колегіального органу, залежно від того, на підставі чого (єдиноначальності або колегіальності) діє це підприємство.
5. У положенні про структурний підрозділ може бути оформлено титульний аркуш.

Олена ЗАГОРЕЦЬКА, к.і.н., с.н.с., експерт з питань документознавства і архівознавства

Шаблони та зразки документів:

Наказ про затвердження Положення про відділ кадрів

Положення про відділ маркетингу

Положення про відділ з питань ведення військового обліку та цивільного захисту

Положення про відділ охорони та безпеки

Положення про відділ кадрів

Статті на тему:

Новий Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів: перше знайомство

Оновлені кадрові документи за Збірником – 2025: нові зразки заяв, наказів, службових записок