Встановлення повноважень кадровика щодо засвідчення документів при прийнятті на роботу

Той працівник Вашого підприємства, який формує особові справи працівників.

Відповідно до п. 2 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n502), за загальним правилом діловодства до будь-якої справи (тобто і особової також) вміщують оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку. Отже, усі копії документів мають бути засвідчені (приміром, копія паспорта, ідентифікаційного коду, диплому тощо), а оригінали документів (наприклад, автобіографію працівника) засвідчувати не потрібно.

Також згідно з п. 8 гл. 11 розд. II вищезгаданих Правил № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n237) копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку (тож якщо вона не буде засвідчена, в ній немає жодного сенсу).

Хто саме має засвідчувати копії при прийнятті працівника на роботу у нормативних актах конкретно не визначено, але якщо на підприємстві є інспектор з кадрів, то це має робити саме він (адже до його посадових обов'язків входить формування особових справ), якщо немає – то сам керівник підприємства або уповноважена ним особа, на яку покладено обов'язок ведення кадрового діловодства. Ви можете прописати відповідні положення в Інструкції з діловодства Вашого підприємства, аби чітко визначити, хто саме на Вашому підприємстві завірятиме копії.

Раді допомогти, звертайтесь ще!