Як правильно вести журнал реєстрації вихідної кореспонденції

Відповідно до п. 7 гл. 3 розд. ІІІ Правил №1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n319 в установах може застосовуватись одна з трьох форм реєстрації документів - журнальна, карткова та автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм). При роботі з вихідною документацією керуйтесь гл. 3, 7 розд. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).
Під час реєстрації документів в установі необхідно дотримуватися таких вимог:
• документи реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення;
• документи реєструються за документопотоками (вхідні, вихідні, внутрішні);
• документи реєструються лише один раз (вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня (якщо документ надійшов у неробочий час), створювані - у день підписання або затвердження);
• у разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється;
• документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів (п. 3 гл. 3 розд. ІІІ Правил).
Під час реєстрації документу надається умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення - реєстраційний індекс. Елементами реєстраційного індексу є порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо. У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватись у зворотній послідовності - індекс за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатися також інший індекс, що застосовується в установі) та порядковий номер, наприклад: 02-10/457, де 02-10 - індекс справи за номенклатурою, 457 - порядковий номер (п. 5 гл. 3 розд. ІІІ Правил).

Зразок Журнал реєстрації вихідних документів

Раді допомогти, звертайтесь ще!