Оцифрування трудової книжки без печатки закритого підприємства: рішення

З даного питання є роз’яснення міністерств та відомств, зокрема Держпраці https://smu.dsp.gov.ua/news/inspektor-pratsi-nadala-konsultatsiiu-pidpryiemtsiu-z-donechchyny-shchodo-vidsutnosti-pechatky-na-pershii-storintsi-trudovoi-knyzhky/ та ПФ, які пропонують вирішити цю ситуацію по іншому.

Так, пунктом 2.12 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці України, Мінюсту України, Мінсоцзахисту України від 29.07.93 р. № 58, (далі – Інструкція № 58), визначено, що після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.

Згідно п. 2.8 Інструкції № 58, якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робиться правонаступником і засвідчується печаткою, а в разі його відсутності – вищестоящою організацією, якій було підпорядковане підприємство, а в разі його відсутності – облархівом, держархівом м. Києва, держархівом м. Севастополя і держархівом при Раді Міністрів Криму.

Тобто, якщо є можливість, можна звернутися до підприємства, яке не поставило печать, до правонаступника або вищестоящої організації.

Одночасно Держпраці пояснює, що відбиток печатки не може бути обов’язковим реквізитом будь-якого документа, що подається суб’єктом господарювання до органу державної влади або органу місцевого самоврядування, виходячи з положень ст. 58-1 Господарського кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/436-15#n2637

Відсутність відтиску печатки на титульній сторінці трудової книжки, не є тим недоліком трудової книжки чи записів у ній, який впливає на трудовий стаж працівника. Аналогічна правова позиція викладена у постанові Верховного Суду від 07.02.2018 року у справі № 275/615/17 (К/9901/768/17) https://reyestr.court.gov.ua/Review/72089391.

Одночасно, ПФУ рекомендує для підтвердженням факту належності трудової книжки певній особі, на титульній сторінці якої відсутня печатка організації, яка вперше здійснила запис про прийом на роботу, подати один з таких документів.

· довідка, видана організацією, адміністрація якої вперше здійснила запис про прийом на роботу особи, якщо зазначена в ній інформація про період роботи співпадає із записами, внесеними до наданої особою трудової книжки;

· диплом (свідоцтво) про навчання, якщо його номер та періоди навчання, що внесені до трудової книжки особи, будуть співпадати з оригіналом наданого особою диплому;

· військовий квиток, якщо його номер та дата видачі, що внесені до трудової книжки особи, будуть співпадати з оригіналом наданого особою військового квитка;

· індивідуальні відомості про застраховану особу за формою ОК-5, якщо періоди роботи на підприємствах, в установах чи організаціях, що в них зазначені, будуть співпадати з назвами та періодами роботи на цих підприємствах (в установах чи організаціях), що внесені до трудової книжки заявника.

При виконанні зазначених умов страховий стаж особи до 01.01.2004 обчислюється на підставі наданої трудової книжки.

Отже, самостійно печатку ви не ставите, не перебачено законодавством. Можете порадити працівнику звернутися до підприємства правонаступника для проставлення печатки. Якщо немає такої можливості – підстрахувати себе документами, які радить подати ПФУ. Якщо і такої можливості немає – подавати трудову без печатки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!