Наслідки відсутності оригіналів документів про звільнення працівника

Передбачена адміністративна відповідальність на посадових осіб, зокрема, за недбале зберігання, псування, незаконне знищення архівних документів у вигляді штрафу у розмірі від 5 до 10 НМДГ (від 85 до 170 грн). А при повторному правопорушенні, вчиненому особою, яку протягом року вже притягали до адмінвідповідальності за аналогічне правопорушення – штраф у розмірі від 10 до 40 НМДГ (від 170 до 680 грн).

Крім адміністративної відповідальності, до працівника, який втратив ці документи, може бути застосовано дисциплінарне стягнення у вигляді догани. Згідно п. 9 гл. 2 розд. V Правил № 1000/5: у разі встановлення в процесі експертизи цінності документів фактів нестачі документів і справ, що внесені до номенклатури, відповідними структурними підрозділами установи здійснюється їх розшук. А у разі негативного результату розшуку керівник підприємства за поданням служби діловодства або керівника архіву (особи, відповідальної за архів) створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана членами комісії та керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву установи. Притягнення до дисциплінарної відповідальності у вигляді догани здійснюються на підставі наказу, виданого керівником підприємства, який доводять до працівника під підпис.

Штраф за порушення трудового законодавства, відсутність у роботодавця того чи іншого кадрового документа може бути розцінено як порушення трудового законодавства, за яке до підприємства можуть застосувати штраф на підставі ст. 265 КЗпП. Так, за порушення інших вимог законодавства про працю передбачений штраф у розмірі мінімальної заробітної плати за кожне таке порушення (наразі це 8000 грн).

Накладати цей штраф уповноважені органи Держпраці, втім, у період дії воєнного стану у разі виконання у повному обсязі та у встановлений строк винесених органом Держпраці приписів про усунення правопорушень, штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовуються (ч. 3 ст. 16 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).

Тобто, якщо орган Держпраці виявіть під час перевірки відсутність на підприємстві деяких кадрових документів, то штраф відразу не повинні застосовувати – спочатку роботодавцю буде надано припис про усунення правопорушень. А от якщо цей припис не виконати у встановлений термін, варто чекати на застосування штрафу. У нашій ситуації роботодавцю доведеться у встановлений приписом термін відновити відсутні кадрові документи.

Раді допомогти, звертайтесь ще!