Порушення вимог зберігання кадрових документів в електронному вигляді

Це пряме порушення законодавства.

У кількох нормативно-правових актах, що регламентують порядок створення, опрацювання та зберігання електронних документів, визначено, що з електронних документів, засвідчених кваліфікованим електронним підписом або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, що мають постійний та тривалий (понад 10 років) строк зберігання, виготовляють належним чином засвідчені паперові копій.

Зокрема у пункті 1 глави 6 розділу IV Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 р. № 1886/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#n812, що є обов’язковим для усіх юросіб, зазначено таке:

«1. Одразу після завершення виконання/проведення експертизи цінності електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання створюються їх засвідчені паперові копії для формування їх у справи в паперовій формі та передавання на архівне зберігання. Переліки документів постійного та тривалого (понад 10 років), а також уповноважених засвідчувачів служби діловодства та структурних підрозділів, які здійснюють засвідчення копій документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, що створюються в електронній формі, затверджуються розпорядчим документом установи.»

У разі перевірки державною архівною установою і виявленні порушення буде зроблено зауваження. А у разі припинення юрособи, ліквідаційна комісія не отримає належної довідки від державної архівної установи.

Раді допомогти, звертайтесь ще!